Практически любая фирма, компания, организация сталкивается рано или поздно с необходимостью написать деловое письмо. Если эта миссия поручена вам, то следующая информация, изложенная ниже, может оказаться полезной для вас.
Чтобы правильно написать деловое письмо, нужно для начала определить, к какой группе его следует отнести. Обратимся к классической классификации. Деловые письма различают по тематике, функциональному назначению, по количеству получателей, композиции, структуре и форме отправления. В списке деловых писем, выделенных по тематическому признаку, значатся коммерческие и некоммерческие деловые письма. К первым относятся оферта, письмо-запрос, рекламация, ко вторым – благодарственное, гарантийное, информационное письмо, а также письмо напоминание, подтверждение, поздравление, приглашение, просьба, соболезнование и сопроводительное письмо. В соответствии с функциональным признаком можно сгруппировать письма на требующие ответа и не требующие ответа. Если рассматривать со стороны получателя, бывают обычные письма, циркулярные и коллективные. Обычные адресованы одному человеку, циркулярные – ряду учреждений, а коллективные отправляются от нескольких человек по определенному адресу. Что касается композиционного признака, здесь следует выделить одноаспектные письма и многоаспектные. В первых рассматривается один вопрос, во вторых, соответственно, несколько вопросов. В соответствии со структурой деловые письма могут быть регламентированные (составленные по установленной форме) и нерегламентированные (составленные в свободной форме). В соответствии со способом отправления бывают конвертные, электронные и факсовые письма. Поскольку вариантов и целей написания деловых писем множество, рассмотрим самые распространенные способы, как написать деловое письмо. Начнем с оферты. Она представляет собой предложение о сотрудничестве с описанием условий сделки и имеет следующую структуру:- шапка, в которой указывается должность, фамилия, имя и отчество получателя, наименование организации;
- номер и дата регистрации письма;
- заголовок;
- текст;
- подпись отправителя.
В тексте оферты излагается предложение о сотрудничестве и его условия.
На нашем сайте.
Письмо-запрос аналогично по содержанию оферте, но в нем не указываются условия сделки. Оформляется оно на фирменном бланке. В тексте должны быть указаны цель письма, вопрос или просьба, выражена надежда на сотрудничество, благодарность за будущий ответ.
Качайте здесь.
Благодарственное и гарантийное письмо имеют стандартную структуру . Гарантийное письмо можно составлять используя следующие фразы: “настоящим письмом гарантируем”, “своевременную и полную оплату гарантируем” и т. д. Язык такого документа исключительно деловой. Благодарственное письмо обычно пишется в более теплой манере, чем другие деловые письма и содержит формулировки по типу “Выражаем Вам нашу искреннюю благодарность…”. С образцами написания таких писем можно ознакомиться ниже. В письме-напоминании указываются ссылки на пункты договора, просьба о выполнении условий контракта, меры, которые будут предприняты при невыполнении обязательств. Такое письмо может быть напоминанием об оплате, долге и т. д.
Чтобы написать деловое письмо, нужно четко понимать цель, которую оно преследует, выбрать вид письма, в соответствии с видом продумать структуру и содержание.
16 Апр
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.
Сегодня вы узнаете:
- Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
- Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
- Как правильно написать деловое письмо.
Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.
Зачем нужна деловая переписка
Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.
Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.
Отличия деловых писем от других
Основные отличия состоят в следующем:
- Стилистика изложения;
- Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
- Оформляется на официальном бланке компании;
- Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
- Редко занимают объем более 1 страницы;
- Наличие строгой служебной субординации.
Виды деловых писем
Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.
Письма, отвечать на которые не нужно.
- Гарантийное письмо;
- Сопроводительное;
- Информационное;
- Письмо-предупреждение;
- Письмо-напоминание.
Письма, на которые нужен ответ.
- Обращение;
- Предложение;
- Запрос;
- Требование;
- Прошение.
Некоммерческие письма.
- Письмо-приглашение;
- Письма с выражением соболезнования;
- Письма с выражением благодарности;
- Письма с информированием о чем-либо;
- Письма, в которых содержатся рекомендации;
- Гарантийные письма;
- Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
- Письма с поздравлениями по разным поводам;
- Письмо-просьба;
- Письма с инструкциями;
- Сопроводительные письма.
Письма коммерческой направленности.
Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.
К ним относятся:
- Письма с ответами на запросы;
- Непосредственно запрос;
- – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
- Претензия;
- Напоминание;
- Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.
Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:
- Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
- Составленные по строгому образцу.
По адресатам.
- Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
- Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
- Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.
Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:
- Отправленные в виде факсового сообщения;
- Отосланные по электронной почте;
- Те, что отправлены в обычных конвертах.
Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.
Секреты правильного оформления
Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.
Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.
Стилистика.
Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.
Требования к изложению информации.
Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:
- Адресно, предназначается конкретному лицу;
- На дату написания вся информация должна быть актуальна;
- Достоверно;
- Беспристрастно;
- Аргументировано;
- Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.
Бланк.
Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.
- Для написания делового письма используются листы формата А4;
- Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
- Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
- Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
- Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.
Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.
Нумерация.
Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.
Деление на части.
Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.
Наличие исправлений.
Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.
Используемые реквизиты.
Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:
- Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
- Название компании полностью;
- Номера факса и телефона;
- Номер банковского счета;
- Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
- Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
- Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.
Деловое письмо после проведенной встречи
Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для . Как отразить это в письме, обсудим дальше.
- Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
- Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
- Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
- Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
- Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
- Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами «.
- Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам.. .».
Электронные деловые письма
Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.
Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.
Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.
Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.
Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.
В какие сроки нужно ответить на письмо
Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:
- Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
- Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
- Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
- Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.
Как написать деловое письмо: простым языком о сложном
Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.
1 этап. Указываем адресата.
В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.
2 этап. Обращение.
Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.
Пример : Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.
3 этап. Изложение цели.
Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.
4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.
Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.
Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.
Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.
Как закончить деловое письмо
Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.
В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.
В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.
Приведем несколько примеров:
- Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
- Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
- Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
- Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
- Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.
Как попрощаться с адресатом.
Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.
Приведем несколько вариантов:
- С уважением к Вам…;
- С пожеланием успехов…;
- С наилучшими пожеланиями…
Ставим подпись правильно.
Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.
Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.
В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.
Деловые письма на английском языке
Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.
Дата написания.
Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.
Реквизиты получателя.
- Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
- Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
- Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
- Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).
Указание адреса.
Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).
Как обратиться к получателю.
Стандартные обращения:
- Dear Madam;
- Dear Sir;
- Dear Sir or Madam;
- Dear Mrs;
- Dear.
После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.
Тематика.
Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.
Основной текст.
Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.
Как попрощаться.
Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.
Оформление подписи.
Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.
Оформление приложений.
Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.
Что писать с заглавной буквы.
- Фамилии и инициалы;
- Наименования компаний;
- Наименования городов, штатов и так далее;
- Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
- Первые слова в прощании;
- Вступительные обращения.
Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.
Образцы деловых писем на русском и английском языках
Заключение
Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.
С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.
К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.
Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.
Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.
Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов
В верхней части документа указываются:
- дата;
- номер;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
- заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.
От кого и кому
Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:
- наименование компании;
- наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
- должность получателя;
- фамилия и инициалы получателя;
- почтовый адрес организации.
Образец письма на бланке компании
Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.
Например:
ООО «Елки-Палки»
Юридический отдел
Москва, улица Зеленая, д. 5
КОПИЯ
Генеральному директору
ООО «Зеленые ветки»
Симакову В.А.
Санкт-Петербург,
Улица Фрунзе, д. 3
Дата и номер
После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2019 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.
Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.
Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.
При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.
Кто подписывает
Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.
Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.
Надо ли указывать исполнителя
Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.
Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.
Ставится ли печать
Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.
Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно "встречают по одежке". Рассмотрим порядок оформления делового письма.
Бланк
Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:
- название организации;
- физический адрес организации;
- телефон и факс;
- web-сайт и e-mail.
Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.
Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.
Поля
Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
Регистрационный номер
Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.
Пример:
Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008
Шапка письма
Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.
Пример:
Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.
Уважаемый Павел Николаевич!
Шрифт
Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.
К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.
Нумерация листов
Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» - «Вставить автотекст» - «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.
Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.
Информация об исполнителе
Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.
Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.
Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.
Приложения
Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.
Пример:
К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2. счёт-фактуры.
С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.
В коммерческой и гражданской деятельности часто приходится обращаться к официальным лицам.
Каждое обращение должно иметь письменный вид. Официальные письма отсылаются в самых разнообразных случаях. Это может быть: требование произвести оплату, просьба предоставить продукцию без оплаты, претензия о возврате долга и так далее.
К официальным обращениям особых форм не применяется. Законодательство Российской Федерации предполагает вольное написание. Но, помимо этого, существуют общепринятые нормы. Их применение дает возможность применить к письмам юридический статус. Отсутствие необходимых условий и атрибутов не позволяет расценивать их как официальную переписку.
Поэтому, перед тем, как официально обратиться к адресату, нужно ознакомиться с бесплатными образцами и примерами. Их можно получить, воспользовавшись ссылками, под данной публикацией. Эта разъяснительная статья сможет послужить хорошим подспорьем при написании.
Структура и атрибуты официальных писем
Официальная переписка ведется на листах формата А4. Более того, для компаний (юридических лиц) применяется фирменный бланк. Он уже предполагает наличие регистрационной идентифицирующей информации.
Это требование не лишает необходимости в «шапке». Она пишется в правом верхнем секторе листа. В ней указываются название организации-адресата и должностное лицо. Также возможно написание в ней названия предприятия, отдела, руководителя, отправителя.
Напротив-слева находится место для внесения исходящих/входящих отметок. Они содержат номер, дату и город. Соответственно, исходящую ставит отправитель, а входящую - получатель. Для получателя необходимым требованием является указание должности и лица, регистрирующего документ.
Далее (ниже) располагается сам текст. Для некоторых писем возможно написание названия (необязательно). Под текстом нужно указать полное название должности полномочного лица, его Фамилию, Имя, Отчество, контактный телефон, данные исполнителя (если таковой предполагается). Напротив этих данных ставится подпись уполномоченного лица. Эта подпись заверяется печатью организации-отправителя.
Речь и манера текста писем
Так как рассматривается именно официальная переписка, речь предполагается деловая. То есть в тексте не должно быть никаких литературных оборотов (сравнений, метафор, аллегорий). Следует понимать, что лицо, получившее послание, скорее всего не имеет достаточно времени для прочтения излишних литературных оборотов.
Структурой текста официального письма принято считать следующее: в его начале приводится информационная часть. Она описывает взаимоотношения отправителя и получателя. Далее по тексту необходимо описать суть проблемы.
Описание должно быть лаконичным и подтверждено конечными датами, цифрами, доказательствами.
После этого необходимо предложить желаемый вариант развития событий, направленных на разрешение проблемы.
Ниже расположен типовой бланк и образец официального письма вариант которого можно скачать бесплатно.