В этом уроке показана настройка программы в части учета розничных продаж, настройки рабочего места кассира и торгового оборудования.
Основные настройки
Начнем с основных настроек - покажу где включается учет розничных продаж:
Ставим признак учета розничных продаж, задаем сроки хранения отложенных и архивированных чеков, настраиваем что делать с чеками после закрытия смены (можно архивировать, а можно сразу удалять). Если используете подарочные сертификаты, ставьте соответствующий признак. Если у вас несколько магазинов (или в одном магазине несколько касс, включайте использование нескольких касс ККМ):
Если планируете принимать оплату банковскими картами, нужно включить соответствующую настройку:
Если розничных торговых точек у вас несколько, нужно включить использование нескольких складов:
Если планируете выдавать покупателям дисконтные карты, начислять по ним бонусы, включаем соответствующие настройки в разделе CRM и маркетинг:
Теперь установим признак использования торгового оборудования:
Если у нас используется оборудование Offline (касса, в которую сначала загружаются данные из файлика с остатками номенклатуры, а потом из нее в базу загружается отчет о розничных продажах, также через файл), устанавливаем использование обмена с таким оборудованием:
Теперь для розничного магазина нужно создать склад, основные настройки выделены красным:
Обязательно должен быть выбран розничный вид цены - в чеки ККМ будет подставляться цена номенклатуры именно этого вида. Ну и соответственно нужно установить цены номенклатуры для данного вида.
Для каждой кассового аппарата, используемого в организации, вводим элемент справочника Кассы ККМ :
Создаем новую кассу:
В карточке кассы указывается организация, от которой осуществляются продажи, тип кассы, склад, а также серийный и регистрационный номер оборудования. Для корректного обмена с бухгалтерией предприятия 3.0 есть смысл выбрать подразделение:
Касса в программе может быть 3 типов:
Фискальный регистратор - касса, подключенная к компьютеру и 1С. При пробитии чека в программе на кассе печатается чек, при закрытии смены в программе на кассе печатается отчет с гашением (Z-отчет).
ККМ offline - касса, в которую ежедневно загружаются сведения об остатках номенклатуры (файлик формируется в программе), а в конце в этой кассе формируется файлик, который затем загружается в программу (на основании него в УТ создаются отчеты о розничных продажах).
Автономная ККМ - касса, не подключенная к ПК и программе и неподдерживающая режим офлайн-обмена. При работе с такой кассой данные о продажах вносятся пользователями вручную (создается документ Отчет о розничных продажах).
Для демонстрации работы с кассой типа ККМ offline создадим еще одну кассу ККМ (на этот раз склад уже выбирать не нужно):
Для каждого пользователя программы можно настроить правила продаж - установить при необходимости ограничение использования ручных скидок, а также настроить права в рабочем месте кассира:
На первой закладке настраивается применение ручных скидок:
На второй - полномочия в рабочем месте кассира (РМК):
Подключаемое оборудование
Теперь нужно настроить подключенное к программе оборудование (т.к. фактически у меня никакого оборудования нет, я установлю эмулятор, ну а вы посмотрите где и как это в принципе делается):
Заходим в список подключаемого оборудования:
В открывшемся рабочем месте выбираем тип оборудования (Фискальные регистраторы) и добавляем новое устройство:
В карточке оборудования выбираю эмулятор (в вашем реальном случае нужно выбрать драйвер, соответствующий вашей конкретной модели фискальной машины). Обратите внимание, что подключаемое оборудование привязывается к конкретному рабочему месту:
Также создадим устройство с типом ККМ offline. Выберем версию формата обмена и зададим каталоги загрузки и выгрузки обменных файлов:
При необходимости тут же подключается сканер штрихкода и эквайринговый терминал:
Теперь нам осталось настроить рабочее место:
В карточке РМК можем настроить горячие клавиши для различных действий (удобная штука, может значительно ускорить процесс обслуживания клиентов:
В настройках горячих клавиш можем не только назначить удобные комбинации клавиш на различные действия, но и добавить различную номенклатуру в Быстрые товары (для удобства подбора, сюда добавлять товары, которые продаются чаще всего, например, пакеты-майка):
Если используются личные продажи менеджеров торгового зала (анализируется выручка в разрезе менеджеров), тогда в качестве продавца помимо кассира нужно выбрать также и менеджера.
На первой закладке таблицы используемого оборудования добавляем созданный эмулятор фискального регистратора:
При необходимости здесь же добавляется эквайринговый терминал.
Предприятия, которые обязаны применять контрольно-кассовую машину, прежде всего должны приобрести эту машину и соответственно отразить ее приобретение в бухгалтерском учете. Рассмотрим, как это можно сделать в программе 1С Бухгалтерия 8, редакция 2.
Кассовый аппарат в 1С – как отразить в учете? Поскольку в основном все ККМ дешевле 40 000 рублей, их можно учитывать как материальные ценности, а именно на счете 10 субсчет 09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
Рассмотрим конкретный пример. Предприятие приобрело ККМ стоимостью 7080 рублей, включая НДС. Услуги по ее установке и наладке составили 1 180 рублей включая НДС.
Первый документ, который нужно заполнить в 1С Бухгалтерия 8 называется «Поступление товаров и услуг». Он находится на закладке «Покупка» или вызывается из верхнего меню Покупка.
Заполняем документ, указываем поставщика, договор, а в нижней части документа, на закладке «Товары», указываем название приобретенной ККМ. Приобретенный объект заноситься в папку «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» в справочнике «Номенклатура» Указываем стоимость ККМ и проводим документ. По нему формируются две проводки:
Дт 10.09 Кт 60.01 – приобретена ККМ на сумму 6 000 рублей
Дт 19.03 Кт 60.01 – НДС на сумму 1 080 рублей
Следующий документ, который нужно заполнить, принимая к учету кассовый аппарат в 1С – это «Поступление доп. расходов». Найти его можно там же где и предыдущий документ. Но еще проще сделать его на основании недавно внесенного документа «Поступление товаров и услуг». Для этого в открытом или закрытом документе нажимаем на пиктограмму ввести на основании или «Действие» пункт «На основании», и «Поступление доп. расходов» формируется автоматически. Здесь нужно указать только способ распределения расходов и сумму дополнительных услуг. Здесь формируются две проводки:
Дт 10.09 Кт 60.01 – услуги по ККМ на сумму 1 000 рублей
Дт 19.04 Кт 60.01 – НДС на сумму 180 рублей
Далее нужно отразить списание данной ККМ в эксплуатацию. Для этого используется документ «Передача материалов в эксплуатацию». Его можно найти на закладке «Производство» или тоже внести на основании документа «Поступление товаров и услуг».
Здесь нужно указать местонахождение ККМ, ответственное лицо и способ отражения расходов. Способ отражения расходов добавляем новый «Списание инвентаря в администрацию». В нашем примере ККМ будет находиться в администрации, поэтому мы укажем счет 26 «Общехозяйственные расходы».
По документу будут сформированы проводки:
Дт 26 Кт 10.09 – списана ККМ на сумму 7 000 рублей
Дт МЦ04 Кт — передача ККМ в эксплуатацию на сумму 7 000 рублей
Когда срок эксплуатации ККМ подойдет к концу, ее можно будет списать с помощью документа «Списание материалов из эксплуатации».
Для оформления операций по работе с кассой в 1С Бухгалтерия 8.3 используются документы: приходный и расходный кассовый ордер. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров в 1С располагается в пункте «Кассовые документы» меню «Банк и касса».
Для того чтобы создать новый документ, нажмите на кнопку «Приход» в открывшейся форме списка.
Набор отображаемых полей и проводок напрямую зависит от указанного значения в поле «Вид операции».
Рассмотрим каждый вид подробнее:
По умолчанию счет дебета везде 50.01 – «Касса организации».
Расходный кассовый ордер
Для создания РКО в списке кассовых документов 1С 8.3 необходимо нажать на кнопку «Выдача».
Оформление данного документа практически ничем не отличается от поступления в кассу. Набор реквизитов так же зависит от выбранного вида операции.
Единственное, что стоит отметить – при выборе вида операций по выплате заработной платы (кроме договоров подряда) в документе необходимо выбрать ведомость на выплату зарплаты через кассу. Так же в документах погашения указывается вид платежа: погашение долга или процентов.
Лимит остатка кассы
Для установки лимита кассы перейдите в одноименный раздел карточки справочника «Организации». У нас он находится в подраздел «Еще».
В данном справочнике указывается сумма лимита и период действия. Данный функционал значительно упростил жизнь бухгалтерам для соблюдения законодательства.
Кассовая книга
В программе 1С:Бухгалтерия реализован функционал формирование кассовой книги (форма КО-4). находится в журнале ПКО и РКО. Для ее открытия нажмите на кнопку «Кассовая книга».
В шапке отчета укажите период (по умолчанию проставлен текущий день). Если в вашей программе учет ведется более чем по одной организации, ее так же необходимо указать. Кроме этого вы можете выбрать при необходимости конкретное подразделение, по которому кассовая книга сформируется.
Для более уточненной настройки отчета нажмите на кнопку «Показать настройки».
Здесь вы можете указать, как будет формироваться кассовая книга, и некоторые из настроек по ее оформлению в 1С.
После того, как вы внесли вне изменения в настройку данного отчета, нажмите «Сформировать».
В результате вам выведется отчет со всеми движениями денежных средств по кассе, а так же остатками на начало / конец дня и остатками.
Инвентаризация кассы в 1С 8.3 Бухгалтерия
Порядок проведения инвентаризации кассы описан в приказе МинФина РФ №49 от 13.06.1995.
К сожалению, в программе 1С 8.3 нет акта инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15. Данное пожелание уже было предложено в фирму 1С. Возможно, когда-нибудь они и доработают программу, но пока бухгалтерам приходится производить инвентаризацию кассы вручную.
Скачать бланк и образец заполнения ИНВ-15 можно по .
Наиболее быстрым и эффективным способом решением данной проблемы является заказ обработки для формирования ИНВ-15 у специалиста. Данная обработка не только сэкономит много времени, но и сократит влияние человеческого фактора, что позволит избежать ошибок.
Обучающее видео
Смотрите также видео инструкцию по учету кассовых операций в 1С 8.3:
Предприятия, которые обязаны применять контрольно-кассовую машину, прежде всего должны приобрести эту машину и соответственно отразить ее приобретение в бухгалтерском учете. Рассмотрим, как это можно сделать в программе 1С Бухгалтерия 8, редакция 2. Кассовый аппарат в 1С – как отразить в учете? Поскольку в основном все ККМ дешевле 40 000 рублей, их можно учитывать как материальные ценности, а именно на счете 10 субсчет 09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Рассмотрим конкретный пример. Предприятие приобрело ККМ стоимостью 7080 рублей, включая НДС. Услуги по ее установке и наладке составили 1 180 рублей включая НДС. Первый документ, который нужно заполнить в 1С Бухгалтерия 8 называется «Поступление товаров и услуг». Он находится на закладке «Покупка» или вызывается из верхнего меню Покупка.
Кассовый аппарат в 1с бухгалтерия 8.2 – как отразить покупку?
Здесь нужно указать только способ распределения расходов и сумму дополнительных услуг. Здесь формируются две проводки: Дт 10.09 Кт 60.01 – услуги по ККМ на сумму Дт 19.04 Кт 60.01 – НДС на сумму Далее нужно отразить списание данной ККМ в эксплуатацию.
Для этого используется документ «Передача материалов в эксплуатацию». Его можно найти на закладке «Производство» или тоже внести на основании документа «Поступление товаров и услуг».
Здесь нужно указать местонахождение ККМ, ответственное лицо и способ отражения расходов. Способ отражения расходов добавляем новый «Списание инвентаря в администрацию».
В нашем примере ККМ будет находиться в администрации, поэтому мы укажем счет 26 «Общехозяйственные расходы».
Учет приобретенного кассового аппарата
В соответствии с обновленной редакцией Федерального закона 54 ФЗ (Федеральный закон от 03.07.2017 № 290 ФЗ) с 1 июля 2017 года индивидуальные предприятия и организации, обязаны отказаться от использования кассовой техники ЭКЛЗ, и перейти на ККТ нового поколения - онлайн-ККТ.
Что такое онлайн-кассы
Онлайн-касса - это контрольно-кассовое оборудование, состоящие из устройства ввода, фискального регистратора и встроенного накопителя, вместо блока ЭКЛЗ.
Главная особенность оборудования - все расходы в виде наличных денежных средств или платежных карт должны передаваться через оператора фискальных данных (ОФД) напрямую в налоговую службу. Так же в чеке должна быть информация о наименовании товара или услуги, цены, НДС и др.
Как работает онлайн-касса
Главным преимуществом нового поколения ККТ является не просто формирование и распечатка бумажного чека, но и создание электронных фискальных документов. При этом, все действия, который совершил кассир сохраняются на специально отведенном фискальном накопителе, и передаются в налоговый орган через ОФД. Клиент беспрепятственно может получить на руки привычный бумажный чек, а также его копию в электронном варианте на мобильной телефон или электронную почту. Все необходимые процессы максимально автоматизированы и физически, ни для кассира, ни для покупателя, алгоритм действий в момент расчета не меняется.
Предыдущие поколения ККТ распечатывали бумажные чеки и дублировали их на специальную контрольную ленту, которая сохранялась вместе с отчетами кассы о проведенной рабочей смене. Налоговая служба не имела возможности владеть информацией о работе конкретного магазина, пока не приходили на места с проверкой. Поэтому, соблюдение кассовой дисциплины заключалось в обязательном формировании чека по каждой продаже, своевременном вручении его клиенту и корректному закрытию смены. Конечно, с приходом онлайн-касс на рынок, правила работы существенно изменятся. А в хранении контрольных лент не будет нужды.
Онлайн-кассы совместимые с 1С
Взаимодействие различного программного обеспечения (далее ПО) играет немалую роль. Все онлайн-кассы должны иметь прямой доступ к действующему на предприятии персональному компьютеру.
Проблему совместимо различных платформ с онлайн-кассами удалось решить написанием собственного ПО для подобной техники.
К примеру, разберем 1С. Онлайн-касса, которая работает на программном обеспечении «1С:Касса». Благодаря разработке специального ПО, можно смело заявить о полной синхронизации продукта. Подобная техника имеет полный доступ к оператору фискальных данных и различным модулям, что значительно упрощают работу.
Полную синхронизацию ККМ с 1С несут в себе . К сожалению, с более ранними версиями могут возникнуть сбои.
Подключение ККТ к 1С
Пошаговая инструкция подключения онлайн-кассы в 1С:Управление торговлей
Шаг 1. Сперва необходимо в разделе НСИ и администрирование выбрать – Администрирование – Оборудование и установить галочку на Использовать подключаемое оборудование .
Стоит отметить, что возможность подключения онлайн-кассы в 1С: Управлении торговлей реализована, начиная с версии 11.3.2.180.
Шаг 3. Для начала подключаем ККТ с передачей данных:
Из выпавшего списка выберите тип оборудования ККТ с передачей данных и создаете новый экземпляр подключаемого оборудования кнопка Создать .
В карточке устройства указываете Организацию , от имени которой будет производиться продажа товаров, и Драйвер оборудования .
В поле Серийный номер нужно ввести заводской номер (указанный на корпусе устройства)
Шаг 5 . В окне Регистрация фискального накопителя необходимо заполнить:
- номер регистрации кассы в ФНС;
- Адрес установки ККТ;
- идентификационный номер оператора фискальных данных;
- наименование оператора фискальных данных.
Шаг 6. Будьте внимательны при заполнении Реквизитов организации.
Регистрационные данные онлайн-кассы можно посмотреть по гиперссылке Параметры регистрации ККТ в форме подключаемого вами оборудования.
Готово
ККТ с передачей данных 1С
Для успешного подключения ККТ с передачей данных необходимо предварительно установить драйвер устройства и настроить выход в Интернет.
Шаг 1. Для подключения устройства к программе перейдите в пункт Подключение и настройка торгового оборудования закладка ККТ с передачей данных.
Шаг 2. Далее создаем компонент справочника Торговое оборудование , указав обработку обслуживания с типом оборудования ККТ с передачей данных и модель оборудования, а также указываем данные в графе Наименование .
Шаг 3. Затем указываем ККМ организации, в которой будет производиться продажа товаров на данном фискальном устройстве.
Шаг 4. После чего нажимаем кнопку Параметры и вводим необходимые настройки - порт, модель и другие настройки. После заполнения всех форм нажимаем Тест устройства .
Шаг 5. После того, как подключение устройства успешно произошло, можно закрывать форму с помощью кнопки Записать и закрыть .
Поддержка онлайн-касс
Компания “Актив IT” оказывает полную поддержку своим клиентам при переходе на новое поколение ККМ частным предпринимателям и организациям.
Пользователям предоставляется:
- Поставка / модернизация ККМ
- Настройка и интеграция с 1С
- Оформление электронной подписи
- Регистрация в 1С-ОФД
Если у Вас возникли какие-то вопросы, либо трудности,
пишите их в комментариях или закажите звонок.