Работодатель оформил вместо трудовой вкладыш. Работнику вместо вкладыша оформили вторую трудовую книжку. Что делать? Ошибки при вшивании

Два года назад моя предшественница приняла сотрудника, который при поступлении на работу предъявил вкладыш в трудовую книжку без самой книжки. Вкладыш был зарегистрирован в Книге учета движения трудовых книжек, в него была внесена запись о приеме на работу в нашу организацию. По словам самого работника, у него вообще никогда не было трудовой: когда он поступал на работу впервые, ему сразу оформили вкладыш, так как не было других бланков. Я, конечно, понимаю, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. Ни принимать его, ни тем более делать в нем запись о приеме на работу было нельзя. Подскажите, пожалуйста, как исправить допущенное нарушение?

Несмотря на все разговоры о скорой отмене трудовых книжек, на сегодняшний день трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ; далее - ТК РФ) , и ошибки, допущенные при ее заполнении, могут привести к проблемам при оформлении работником пенсии.

Так должно быть

ТК РФ предусмотрены случаи, в которых работодатель обязан оформить трудовую книжку.

Случай 1. Лицо поступает на работу впервые (ч. 1 ст. 65 ТК РФ) .

Случай 2. У лица, поступающего на работу, трудовая книжка отсутствует в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, и он пишет заявление (с указанием причины отсутствия документа) о выдаче новой трудовой книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ) .

К сожалению, при оформлении трудовых книжек работодатели иногда допускают грубые ошибки. Например, выдают вкладыш, так как в компании нет бланков трудовой книжки. При этом на титульном листе вкладыша может быть сделана запись: «...в связи с отсутствием бланков трудовых книжек».

ВАЖНО!

Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила) , утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», установлен единственный случай, когда работнику оформляется вкладыш. Так, согласно п. 38 Правил, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш. Других случаев оформления вкладыша законодательство не предусматривает.

Если лицо, поступающее на работу, предъявляет вкладыш без трудовой книжки, можно говорить об отсутствии у него трудовой книжки. В таком случае работодателю необходимо руководствоваться ч. 5 ст. 65 ТК РФ, в соответствии с которой работнику следует оформить новую трудовую книжку на основании его письменного заявления (с указанием причины отсутствия этого документа). В рассматриваемой ситуации причиной является оформление предыдущим работодателем вкладыша вместо трудовой книжки.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Вкладыш обязательно должен быть вшит в трудовую книжку

Так можно исправить

Поскольку вкладыш без самой книжки недействителен, следовательно, в рассматриваемой ситуации у сотрудника отсутствует обязательный документ -трудовая книжка.

Очевидно, что работодатель не может вносить записи в такой документ. А значит, запись о приеме на работу, сделанная во вкладыше, представленном работником при трудоустройстве, является недействительной.

Поскольку работнику не была своевременно оформлена новая трудовая книжка, а запись о приеме на работу внесена во вкладыш, допущенное нарушение необходимо исправить. Это можно сделать следующим образом.

Шаг 1
Составить акт об отсутствии трудовой книжки при поступлении на работу

Факт отсутствия этого документа при приеме на работу необходимо заактировать (пример 1) . В этом же акте можно зафиксировать, что работник уведомлен о последствиях отсутствия у него надлежаще оформленной трудовой книжки и о необходимости оформить новую трудовую.

Шаг 2
Направить работнику уведомление о необходимости оформления новой трудовой книжки

Таким образом сотрудник будет поставлен в известность о том, что, поскольку вкладыш без самой книжки недействителен, необходимо оформить новую трудовую книжку.

Обратите внимание: в рассматриваемой ситуации с работника взимается плата за оформление новой трудовой книжки. Данное обстоятельство также отражается в уведомлении (пример 2) .

ВАЖНО!

Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама трудовая. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 38 Правил)

Конечно, можно обойтись и без этого документа, если вы устно разъясните работнику необходимость оформления новой трудовой или сделаете это при составлении акта (см. Шаг 1) .

Шаг 3
Получить от работника заявление об оформлении новой трудовой книжки

Для оформления новой трудовой книжки по причине ее отсутствия работнику необходимо написать заявление (пример 3) .

Шаг 4
Получить в бухгалтерии бланк трудовой книжки

Для этого лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обращается в бухгалтерию с соответствующей заявкой (пример 4) .

Шаг 5
Оформить трудовую книжку

Заполнить новую трудовую книжку работнику необходимо в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция) , утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Обратите внимание, что в оформленную трудовую книжку будут вноситься записи о работе только в вашей компании.

При заполнении трудовой необходимо указать фактическую дату ее оформления - как на титульной странице, так и в разделе «Сведения о работе». В связи с нестандартными обстоятельствами оформления меняются и общие правила внесения записи о приеме на работу. Так, в графе 2 нужно указать дату внесения записи, а не дату приема на работу. Но поскольку эту дату тоже необходимо указать, предлагаем сделать это в графе 3 (пример 5) .

Шаг 6
Зарегистрировать трудовую книжку в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В Книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Остается решить вопрос о том, что делать с вкладышем в трудовую, который в настоящее время хранится в компании и зарегистрирован в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Полагаем, что его следует отдать работнику, сделав соответствующую запись в Книге учета (пример 6) .

ПРИМЕР 1

Акт об отсутствии трудовой книжки при поступлении на работу

Все мы знаем, что трудовую книжку должен оформить работодатель. Но как, где взять бланк? И начинаются сплошные нарушения. Дело в том, что утвержденный Приказом Минфина РФ № 117н «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку» предусматривает обеспечение бланками именно работодателей, а вовсе не работников.

Причем покупать бланки нужно у распространителей защищенной полиграфической продукции, имеющих лицензию, заключив с ними договор на поставку бланков. Купленные бланки нужно оприходовать в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее . Форма этой Книги утверждена приказом Минтруда России №69. Ведет эту Книгу бухгалтерия.

Получается, что работодателю нужно иметь у себя некоторое количество купленных заранее бланков, чтобы в случае необходимости оформить трудовую книжку (вкладыш) работнику. Конечно, не все работодатели соблюдают указанный порядок. Частенько работник сам покупает бланк где-нибудь в киоске. Требовать, чтобы работник сам купил бланк трудовой книжки, незаконно. И судебная практика всегда становится на сторону работника. Если Вы не оформили трудовую книжку по причине отсутствия чистого бланка (который, по вашему мнению, должен был принести работник), то виноваты Вы (т.е. работодатель) и накажут Вас.

Правильный порядок действия.

1. Получить необходимый бланк (книжки или вкладыша) в бухгалтерии.

Дело в том, что указанные бланки считаются документами строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфе в бухгалтерии. Если кадровому работнику понадобился бланк, его выдают по письменной заявке. По окончании месяца кадровый работник должен предоставить в бухгалтерию отчет, в котором указывается, когда и какие бланки были получены, кому оформлены, сколько бланков испорчено, сколько осталось в отделе кадров.

У ИП часто кадровый работник и бухгалтер – это одно лицо. В этом случае писать самой себе заявку не имеет смысла. Первый пункт пропускаем. Но отчет составляется все равно.Если Вы оформляете новые ТК редко, то отчеты можно составлять не каждый месяц, а только после использования бланка.

2. Оформить первый (титульный) лист трудовой книжки (вкладыша).

• Оформлять титульный лист нужно в присутствии самого работника.
• С паспорта внимательно списываем фамилию, имя, отчество работника, дату его рождения.
• На основании диплома или удостоверения об образовании заполняем строчки «образование» и «профессия, специальность».
• Потом ставим дату заполнения трудовой книжки. Заметьте, что дата заполнения книжки может быть позже даты приема работника, потому что оформить трудовую книжку можно в течение недели со дня приема на работу.
• Затем работник сам расписывается на титульном листе, заверяя своей подписью, что сведения о нем внесены верно. Если обнаружена ошибка, то бланк считается испорченным. Исправлять записи в титульном листе нельзя! Испорченные бланки уничтожаются, о чем составляется специальный акт.
• Если титульный лист оформлен правильно, свою подпись ставит и кадровый работник. Рекомендуется писать свою фамилию, потому что предлагаемый вариант «подпись лица (разборчиво)» допускает множество трактовок. К тому же подпись в понимаемом нами смысле никогда не бывает разборчивой.
• И, наконец, все записи заверяются печатью организации или ИП (НЕ отдела кадров, если у Вас есть печать этого структурного подразделения).

3. Регистрируем и помещаем на хранение оформленную книжку (вкладыш).

Теперь можно сделать запись о приеме (как – читайте ), зарегистрировать трудовую книжку в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них , и положить в сейф на хранение. Вкладыш, если Вы оформляете его работнику, регистрируется в книге отдельно, другой строчкой. При увольнении работник распишется и за получение книжки, и за вкладыш. Если Вы при приеме получаете от работника книжку с уже вшитым вкладышем, то регистрируется только книжка.

Скачать пособие «Трудовая книжка без ошибок»вы можете на сайте http://slavianna.ru

Нередко у кадровиков встает вопрос о том, если закончилась трудовая книжка, как правильно продолжить запись. В этом случае используют специальный вкладыш. Но при этом важно придерживаться различных правил его ведения.

У гражданина, трудящегося много, может так получиться, что страницы в трудовой книжке, где указывают информацию о работе, заканчиваются очень быстро. Это случается по разным причинам, к числу которых относятся следующие:

• смена места работы;
• рост по карьерной лестнице;
• множество поощрений, вносимых в документ.

Чтобы не начинать новую книжку, используют специальный вкладыш, который защищен от подделок. При этом придерживаются следующих правил.

1. Работодатель, у которого закончился какой-то раздел, должен завести вкладыш.
2. Титул заполняется той датой, когда заводится, то есть отличной от даты заведения трудовой книжки.
3. Во вкладыше указывают данные о сотруднике, являющиеся действительными в настоящее время.
4. На титуле расписывается кадровик, который ведет запись, и проставляется печать организации.
5. Количество вкладышей может быть столько, сколько нужно. Их форма и разделы определены Постановлениями Правительства. Документ ведется в аналогичном порядке, что и книжка. Более того, отдельно от последней, он считается недействительным.

Вшивание

Помимо того, как сделать запись, нужно знать и о вшивании. Его начинают тогда, когда заканчиваются разделы об информации о работе и/или о награждениях. Специальных правовых актов, регулирующих правила вшивания документа, нет. Так же не имеется указаний о месте, где должен находиться документ, какой нитью происходит вшивание и сколько для этого нужно проколов. К этим деталям органы контроля придираться не будут.

Если подойти к вопросу с технической стороны, то его удобнее вшивать всередину. Однако, в этом случае будут отделены какие-то записи. Поэтому чаще вкладыш в трудовую книжку вшивают вконце, делая от 4 до 5 проколов между обложкой и последней страницей документа.

Закрепление должно осуществляться с использованием вшивания. Простого вкладывания будет недостаточно. Неправильным является и вклеивание, фиксация с помощью степплера или иных способов, так как все они не сохранят документ так же, что делать сможет вшивание.

По закону, каждой компании следует иметь собственный штамп. А если он отсутствует, то надо заказать. Как в случае с трудовой, так и вкладыш выдается за определенную плату. Работник может заплатить за нее через кассу или перечислить деньги. Но, кроме того, данные бумаги могут выдаваться и бесплатно, если такой порядок предусмотрен в соответствующем правовом акте.

Возможные ошибки

Иногда бывает и так, что те сотрудники, которые заполняют соответствующие документы, делают ошибки. Исправления тогда являются недопустимыми. Если речь идет о вкладыше, то его лучше утилизировать. Так как имеется уникальный номер, его вырезают и вклеивают в журнал учета. Частая ошибка наблюдается тогда, когда сделать запись решают в «Сведения о награждениях», вместо вписывания в данных о работе.

Такую ошибку совершают тогда, когда «Сведения о работе» являются заполненными до конца, а в кадровой службе были слишком невнимательны. Тогда, согласно специальным Правилам, на страницы допускается зачеркивание. Правильная запись со следующим порядковым номером будет сделана во вкладыше. В то же время запрещается:

• применение нового бланка книжки вместо заполнения вкладыша;
• перечеркивание слова во фразе раздела «Сведения о награждениях», чтобы заменить на «работе»;
• фиксация разными способами чистых листов.

При заполнении вкладыша следует придерживаться следующих моментов:

• документ продолжается вестись, так же как и книжка;
• он не имеет юр. силы без предъявления трудовой;
• если в процессе деятельности у сотрудника изменилось имя, то эту информацию отражают, как в трудовой, так и во вкладыше.

Когда на странице не осталось места, а запись еще не заканчивается, то ее переносят на вкладыш, начиная с места, на котором пришлось оборваться.

Если вкладыш не заводился, и печать не ставилась, но работник трудится на постоянной основе, ему следует обратиться к нанимателю с просьбой, чтобы вкладыш велся должным образом.

Изменение фамилии

Работодателю следует информировать работника о тех нюансах, которые должны учитываться при смене ФИО. Правила хранят в соответствующих кадровых и бухгалтерских документах. Сотрудник с изменившейся фамилией вправе прийти к директору с соответствующим заявлением, указав замену фамилии. Затем предпринимается следующее:

• руководитель визирует заявление работника;
• на основании этого документа кадровик вносит на листы трудовой соответствующую запись;
• после этого издают приказ о смене фамилии;
• в конце работник, ответственный за изменения, выполняет остальные действия.

На титуле меняют фамилию. Для этого зачеркивают ту, которая была, и вписывают другую. Запись делают на внутр. стороне, обычно, на обложке, и указывают ссылки на иные бумаги. Свидетельством об окончании этого действия является подпись и печать компании. В аналогичном порядке вносят изменения в личную карту работника.

Запись о вкладыше

Важно! Правильнее всего для начала ввести все данные во вкладыш, и лишь после этого заполнять трудовую и делать подшивку. Тогда в случае допущения ошибок, не придется исправлять книжку. Стоит помнить о том, что на титуле мало места. Поэтому с исправлениями могут быть трудности.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!

Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Перенос записи из трудовой книжки во вкладыш — один из самых спорных вопросов при ведении трудовой книжки. О регулировании и некоторых нюансах данной процедуры расскажем в нашей статье.

Нормы, регулирующие перенос записи во вкладыш

В связи с тем, что вкладыш — это продолжение трудовой книжки, все нормы, относящиеся к ней, действуют и при его заполнении. В перечень нормативно-правовых актов, которые применяются при использовании вкладышей, можно включить следующие:

Все, что не урегулировано законодательно, осуществляется на основании нормативного описания аналогичных ситуаций или сложившейся кадровой практики.

Общий порядок подготовки вкладыша к использованию

Вкладыш используется только в одном случае: если закончилось место в каком-то разделе трудовой книжки. При этом запрещается заводить новую трудовую книжку или вклеивать дополнительные страницы.

Рассмотрим общие правила подготовки к применению вкладыша:

Не знаете свои права?

1. Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы. Вкладышей может быть сколько угодно. К старому образцу книжки выдаются вкладыши нового образца. Прежде чем вшивать и вписывать вкладыш в книжку, лучше его заполнить. Если сотрудник вдруг допустит ошибку, можно будет просто взять новый документ.
2. Чтобы было понятно, какой именно вкладыш относится к конкретной трудовой книжке, ставится штамп «Выдан вкладыш», где указывается его индивидуальный номер и серия. Штамп ставят на титульный лист трудовой книжки. Иной способ, например надпись от руки, законодательством не предусмотрен.
3. Вкладыш крепится к книжке не клеем, скрепками или иным способом, а только вшивается нитками. Пришивать его можно в начало, середину или конец.
4. Оформление титульного листа вкладыша осуществляется на основании документов работника. Сведения из этой части вкладыша более актуальны, чем в самой трудовой книжке. Переносить старые записи не нужно. Дата на титульном листе ставится та, когда вкладыш заполняется и вшивается.
5. Порядок записей во вкладыше начинается с номера, следующего за последним номером в трудовой книжке.

Некоторые ситуации, возникающие при переносе записи во вкладыш

Как осуществляется перенос записи из трудовой книжки во вкладыш? Инструкции по этому вопросу нет, и законодательно он не урегулирован. При переносе необходимо руководствоваться общими правилами кадрового документооборота.

Перед тем как делать запись в конце какого-либо из разделов трудовой книжки, необходимо убедиться, что для этого достаточно места. Что делать в случае, когда строчек точно не хватит для записи? Есть 2 варианта:

1. Пропустить эти строки и начать запись уже во вкладыше. Нигде в правилах не указано, что нельзя оставлять пустые строки между записями.
2. Начать запись в трудовой книжке (например, номер, дату и начало записи о переводе на другую должность), а закончить (указание структурного подразделения и должности) уже во вкладыше.

Однако иногда кадровый работник, не проследив, начинает запись, а места не хватает. Тогда он продолжает писать в разделе «Сведения о награждениях». Так поступать нельзя. В данном случае уже во вкладыше ошибочная запись признается недействительной и в установленном порядке делается новая в разделе «Сведения о работе».

Что делать, когда не осталось места на титульном листе? Например, часто меняется фамилия или получено несколько образований и специальностей. В Инструкции никакой информации на этот счет нет. Однако если руководствоваться общими положениями, то Инструкция предписывает следующее: при нехватке места в одном из разделов трудовой книжки необходимо заводить вкладыш. Следовательно, для заполнения сведений, которые содержатся на титульном листе трудовой книжки, тоже возможно использовать вкладыш.

Если меняются данные на титульном листе и есть вкладыш, сведения обновляются в обоих разделах, но документы-основания можно указывать только на обложке трудовой книжки.

Таким образом, порядок переноса записи во вкладыш практически не регламентирован законодательно. В связи с этим логично осуществлять его как обычный перенос на другую страницу трудовой книжки. Разница лишь в том, что вкладыш перед заполнением нужно подготовить к применению в соответствии с нормами.

Завершение страниц в одном из разделов трудовой книжки может застигнуть врасплох неопытного сотрудника отдела кадров. Окончание листов в трудовой – вовсе не такая редкость! Что делать, если закончилась трудовая книжка? На этот случай предусмотрен – нужно завести его, оформить, подшить и пронумеровать, а вовсе не начинать новую, как кто-то мог подумать.

Другие ситуации

Рассмотрим распространённые ситуации, возникающие со вкладышами:

• Запись занесена не в тот раздел – тогда она нумеруется, затем вносится , указывается ФИО и должность написавшего это, ставится подпись. После этого она заново заносится уже раздел, где её настоящее место.
• Смена фамилии работником – запись об этом факте должна быть внесена как в саму трудовую, так и во вкладыш. Потребуются такие документы, как свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке, если фамилия была изменена именно из-за замужества. Прежняя фамилия перечёркивается, а новая заверяется печатью компании.
• Были внесены исправления непосредственно в текст – как уже упоминалось, делать это нельзя и, если такое всё же случилось, составляется акт об этом, после чего вкладыш уничтожается. Его номер перед этим вырезается и вклеивается в журнал учёта, чтобы подтвердить факт утилизации.

Оформляя вкладыши по всем правилам, можно сэкономить время как себе, так и сотрудникам, потому стоит их соблюдать. Если же вы, будучи работником, обнаружили неточность, обязательно стоит обратить внимание специалистов кадрового отдела на неё, поскольку в ином случае затем вам же придётся заниматься переоформлением документов.

Вам это будет интересно