Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века и обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений (производством дел).

В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства .

Одним из центральных вопросов в организации документационного обеспечения деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Рациональность документационного обеспечения управления достигается решением следующих проблем:

• § Определение статуса службы в структуре организации. В крупных организациях это обязательно должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчиненное непосредственно руководителю организации, а в небольших - делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь.
• § Комплектование службы ДОУ только высококвалифицированными, профессионально подготовленными кадрами, имеющими высшее и средне специальное образование.
• § Разработка полного пакета нормативно-правовых актов и методических документов, определяющих порядок документирования (создания) документов и организации работы с ними в конкретном учреждении. К ним относятся:
• - Положение о службе ДОУ - основной правовой акт, в котором закрепляются место службы ДОУ в структуре организации, ее цели, задачи, функции, права и ответственность;
• - Должностные инструкции на каждого работника службы ДОУ, закрепляющие распределение обязанностей и права каждого работника;
• - Инструкция по делопроизводству, устанавливающая в организации рациональный, на базе новейших технологий, порядок создания документов и работы с ними;
• - Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Это минимальный пакет документов, наличие которых, если они составлены качественно, гарантирует порядок и оперативность в информационно-документационном обеспечении деятельности организации.

§ Внедрение компьютерных технологий и их постоянная модернизация.

Только комплексное решение всех указанных проблем позволяет поставить работу по информационно-документационному обеспечению деятельности предприятия, организации или учреждения на уровень потребностей XXI века .

В настоящее время основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

• - совершенствование форм и методов работы с документами;
• - обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами;
• - сокращение документооборота, унификация форм документов;
• - разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в министерстве и подведомственной системе.

Таким образом, служба ДОУ осуществляет постановку и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований, которые включают создание единой комплексной системы информационно-документационного обеспечения управления, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением) .

Вторым важным направлением документационного обеспечения деятельности любой организации, предприятия, учреждения является управление кадровой службой .

В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо.

В настоящее время служба кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия, на которое возлагается ведение кадровой документации (под ней подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы). Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Поэтому документирование движения персонала - неотъемлемая обязанность любой организации, предприятия, учреждения.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо основных законодательных и нормативных документов по делопроизводству, иметь:

• - Комментарий к Кодексу законов о труде Российской Федерации (М.: ИНФРА М, 1997);
• - Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. №162, в ред. от 2 августа 1985 г., с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.);
• - Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (М., Минтруда РФ, 1998);
• - Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;
• - Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (М., Госкомстат, 2001).

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации

Деятельность любой современной организации полуфункциональна и требует от ее руководителей понимания целостности и, одновременно, разноплановости направлений деятельности. Однако во всех случаях основная задача менеджмента организации - управление ресурсами, одним из которой является информация, а применительно к деятельности по документационному обеспечению управления - документационная информация. Очевидно, что ни одно из управленческих решений не может обойтись без этого ресурса, который состоит из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся между собой и с внешним миром, и определят информационную среду организации. Поскольку документационное обеспечение имеет прикладное, т.е. практическое значение, то и ее структура непосредственно связана с функциональной структурой организации.

Служба ДОУ: задачи, функции, место в системе управления организации

Основным элементом системы ДОУ организации является специально создаваемая служба ДОУ, основной задачей которой является организация, руководство деятельностью, координация, контроль и реализации работ по документационному обеспечению управления. В небольших организациях, где создание специального структурного подразделения не представляется возможным, выделяются сотрудники, обеспечивающие реализацию этих задач. При создании подразделений, выполняющих функции службы ДОУ, должны учитываться объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, наличие информационных технологий и др. Наименования и структура таких подразделений может быть разнообразными, в зависимости от условий конкретной организации: отдел ДОУ, канцелярия, Управление делами и проч. В настоящее время традиционно подразделения, реализующие функции службы ДОУ в организации, являются и носителями культуры применения новых информационных технологий в данной отрасли управления, что находит отражение в перечне реализуемых задач и функций, фиксируемых в положениях о данных структурных подразделениях.

В соответствии с положениями Государственной Системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) задачами службы ДОУ являются:

Обеспечение и контроль соблюдения требований нормативно-методических документов по ДОУ в организации;

Совершенствование форм и методов работы с документами;

Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

Организация и обеспечение функционирования информационно-поисковых систем;

Организация и обеспечение функционирования систем контроля исполнения;

Обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации;

Сокращение документооборота, количества форм документов;

Разработки и внедрение внутренних нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;

Разработка и внедрение систем ДОУ с использованием прогрессивных информационных технологий.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

Разработка и проектирование бланков документов;

Разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

Организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях; - разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;

Осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

Организация работы архива в соответствии с требованиями федеральных правовых и нормативных методических актов;

Повышение квалификации работников службы ДОУ и архива;

Проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

Состав службы ДОУ в организации должен состоять из профессиональных работников, знающих специфику данного направления деятельности и умеющих оперативно выполнять свои функциональные обязанности, не «раздувая» бюрократию.

Документы, регламентирующие ДОУ в организации, должны разрабатываться на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.

Организация ДОУ в организации возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретариат). Формирование и разработка внутренних нормативных и методических документов, регламентирующих все аспекты документационного обеспечения управления организации, относятся к компетенции именно этой службы.

Практика и существующие нормативные требования и методические рекомендации по реализации всех задач и функций по делопроизводственному обслуживанию в организации устанавливают необходимость создания следующих внутренних организационно-правовых документов:

Положение о службе ДОУ;

Инструкция по делопроизводству;

Табель унифицированных форм документов;

Альбом унифицированных форм документов;

Перечень документов, не подлежащих регистрации;

Положение (инструкция) о ведении делопроизводства по заявлениям и жалобам;

Перечень документов, составляющих служебную (коммерческую) тайну;

Перечень документов, подлежащих утверждению;

Перечень документов, заверяемых печатью организации;

Должностные инструкции;

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии;

Сводная номенклатура дел организации.

Все вышеперечисленные документы необходимо разработать и утвердить в любой организации, не зависимо от формы собственности.

Должностные инструкции должны быть разработаны на каждого сотрудника службы ДОУ и должны отражать реально выполняемые функции и обязанности. Должностные функции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Одной из функций службы ДОУ является разработка Инструкции по делопроизводству организации, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников. Инструкция по делопроизводству должна разрабатываться на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы, Основных правил ведомственных архивов, Основных правил работы архивов организаций. Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Состав разделов инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи в архив.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должно быть отражено, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на службу ДОУ организации, а ответственность за организацию ДОУ в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений, для чего руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделений, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

Также службой ДОУ разрабатываются Табель и Альбом унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также производить контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Систематизация документов - одна из важнейших задач в ДОУ. В номенклатуру дел включат все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме печатных изданий.

Номенклатура дел организации состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям, отражает организационную структуру организации.

1. Общие положения 1.1. Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. 1.2. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях...
(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)

Служба документационного обеспечения управления

Организационные вопросы. Служба документационного обеспечения является составной частью организационной структуры управления, в ее рамках протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены функции и задачи управления. Организационная структура с этой позиции - форма разделения...

Положение о службе документационного обеспечения управления

Общество с ограниченной ответственностью «Система-XXI» (000 «Система-XXI») УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Ыванов О.И. Иванов 31.08.2018 ПОЛОЖЕНИЕ о службе документационного обеспечения управления 1. Общие положения 1.1. Служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) является...
(Документационное обеспечение туристской деятельности)

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Документационное обеспечение управления возлагается в организации на специальное структурное подразделение, которое осуществляет деятельность по составлению управленческой документации и работе с ней, а также методически руководит всеми структурными подразделениями и сотрудниками, участвующими в документообороте....

Нормативно-правовая база деятельности службы кадров

Нормативно-правовая база деятельности службы кадров делится на локальную нормативную базу и нормативную базу общегосударственного значения. Первым в правовой иерархии правовым актом общегосударственного значения является Конституция РФ. Конституция РФ устанавливает право каждого гражданина на труд и...
(Документационное обеспечение управления)

Комплексный подход к управлению кадрами на гражданской службе Российской Федерации

Управление кадрами на гражданской службе требует комплексного подхода, который в свою очередь базируется на соблюдении ряда методологических положений. Комплексный подход к управлению кадрами на государственной гражданской службе Российской Федерации - это процесс учета в управлении кадрами на государственной...
(Государственное и муниципальное управление)

Информационные системы управления кадрами государственной гражданской службы

Рыночные условия жизни требуют все более новых действий в плане развития и совершенствования различных сфер деятельности государственной гражданской службы. Тенденция развития и совершенствования направлена на информатизацию процессов деятельности. При современных темпах развития нормативно-правового...
(Дистанционный труд. Организация электронного документооборота в кадровом делопроизводстве)

Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководством по представлению службы ДОУ с участием (согласованием) юридической службы организации. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами вышестоящих органов и внутренними распорядительными документами включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных организациях и системах управления, сроки их исполнения отмечаются на верхнем поле применяемых контрольно-регистрационных карточек (РКК).

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Сроки исполнения документов. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения.

Так, типовые сроки установлены в указах Президента РФ, законах Российской Федерации, правительственных нормативных актах, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или инструкцию по ДОУ они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых - с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении определен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.

Постановка на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат контрольной системы (карточка или экранная форма), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. Как, например, карточка контрольной системы, предложенная Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.

При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшимся исполненными, входной формат заполняется в самой контрольной службе. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание. Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, по-следовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. В правой части верхнего поля самого документа ставят отметку о взятии его на контроль.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо оттого, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.

В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Напоминания рассылаются руководителям структурных подразделений, а после заполнения подписываются ими и возвращаются в службу контроля для анализа исполнительской дисциплины.

Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки, рекомендованные УСОРД:

Задания последующих лет не реже одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего года не реже одного раза в месяц;
задания текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Снятие документа с контроля. Это может сделать лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения.

Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Поскольку типовые аналитические формы по контролю ис-полнительской дисциплины не определены, то они устанавливаются руководством организации по представлению службы ДОУ.

Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указываются:

Общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;
количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
задержки исполнения в рабочих днях;
причины задержек исполнения документов.

К характерным причинам неисполнения документов в срок обычно относятся:

Слишком высокая степень централизации полномочий;
перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;
недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;
недостаточные сроки для качественного исполнения;
нерациональная система документооборота;

недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
2. организация работы с документами в учреждении;
3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции:

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

Разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
Контроль за исполнением документов;
Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

1. системы управления базами данных;
2. системы поиска документов и анализа текстов;
3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
4. среду клиент-сервер;
5. Internet/intranet.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

Организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности. Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации:

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.
2. Общий отдел.
3. Канцелярия.
4. Секретарь.

Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

Приемная;
секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
секретариат коллегии;
протокольное бюро.

2. Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:

Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:

Экспедицию;
бюро переписки;
бюро учета и регистрации документов;
компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем.

5. Центральный архив.

6. Инспекция.

Организация документационного обеспечения

Существует три формы организации делопроизводства:

Централизованная;
- децентрализованная;
- смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам.

Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

Характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);
- объем документооборота организации;
- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда.

Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления.
2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций.
3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления.
4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

1. Общие положения.
3. Функции службы ДОУ.

Рекомендательный характер ГСДОУ предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это совершенно разные понятия.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Система документационного обеспечения

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов; оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Нормативная база делопроизводства, представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации и включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
Правовые акты нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
Государственные стандарты на документацию;
Унифицированные системы документации;
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Нормативную базу делопроизводства условно можно разделить на две части: информационный документационный обеспечение управление:

1. нормативная база, обеспечивающая технологический процесс делопроизводства;
2. нормативная база, обеспечивающая организацию труда работников делопроизводства.

Первая часть нормативной базы условно делится на несколько групп.

Первая группа - федеральные нормативные акты не прямого действия, в той или иной степени затрагивающие вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать Гражданский кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс. Для документоведения и делопроизводства очень важен раздел Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации", устанавливающий правовой режим документирования информации. По Закону, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной власти, которые обязаны этот порядок обеспечить. Согласно Закону, данная задача возлагается на органы государственной власти, ответственные за: организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.

Вторая группа нормативных актов - ведомственные правовые акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер.

К ним относятся:

Государственная система документационного обеспечения управления;
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
- государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов");
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ № 02-395 "О Положении Банка России "О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России", а также ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.

Третья группа нормативных актов - это различные типовые и примерные инструкции по делопроизводству администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций.

Общая тенденция усиления правового обеспечения жизнедеятельности российского государства требует решения вопроса о ликвидации законодательной лакуны (отсутствия четкой правовой нормы по данному вопросу) в сфере регулирования управления документацией. Необходима разработка федерального закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".

Предложения о разработке закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности" вызваны тем обстоятельством, что в современном управлении и его информационном обеспечении продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные параллельные "бумажные" и "электронные" системы документирования и документооборота, наблюдается многообразие программных, технологических и технических несовместимых между собой средств, отсутствует действенная система контроля движения и исполнения документов.

В настоящее время ВНИИДАД совместно с рядом ведомств подготовил проект закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов.

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Цели и задачи службы ДОУ.
3. Функции службы ДОУ.
4. Права и ответственность службы ДОУ.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Инструкция состоит из следующих разделов:

– общая часть (устанавливаются основные задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования к работнику, лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности);
– функции работника (определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций);
– обязанности работника (указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе);
– права работника (определяются права работника по реализации порученных ему функций);
– взаимоотношения (указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.);
– оценка работы (перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д., основные критерии – качество работы и своевременность ее выполнения).

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.

Отдел документационного обеспечения

Задачи и функции отдела документационного обеспечения

Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание образцов документов предприятия Организация делопроизводства на предприятии в соответствии со стандартами и нормативно-методическими документами.

Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия.

Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия.

Обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них.

Составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.

Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия).

Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия Прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, оправляемой и внутренней документации; оперативный поиск и выдача информации по документам.

Рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия.

Оформление командировочных документов; регистрация командированных сотрудников. Участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Внедрение новых информационных технологий в работе с документами Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии.

Проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, занятых делопроизводством.

Регламентирующие документы

Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, стандарты и нормативно-методические документы по делопроизводству.

Внутренние документы:

Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

Взаимоотношения отдела документационного обеспечения с другими подразделениями

С техническими подразделениями и цехами чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения для:

Регистрации, учета и хранения;
- сообщений об изменениях в документационного обеспечения;
- заявок на подбор технической литературы;
- актов о списании документационного обеспечения;
- заявок на размножение и рассылку документационного обеспечения;
- копий документационного обеспечения чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения;
- технической литературы;
- указаний, инструкций о порядке оформления документационного обеспечения для архива.

С отделом организации труда и заработной платы утвержденного штатного расписания:

Положения о премировании работников отдела;
- консультаций по вопросам трудового права;
- предложений по формированию штатного расписания отдела.

С отделом материально-технического снабжения материально-технических ресурсов по заявкам отдела заявок на необходимые отделу материально-технические ресурсы (канцелярские принадлежности, оргтехника и т. п.).

Права отдела документационного обеспечения

Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер.

Требовать от руководителей структурных подразделений справок, информации, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства.

Возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных ГОСТом правил оформления.

Представлять руководству предприятия:

Предложения о поощрениях работников отдела.
- Информацию о планах отдела и отчет об их выполнении.
- Проводить аттестацию работников отдела.

Ответственность отдела документационного обеспечения

Начальник отдела документационного обеспечения несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных на отдел.

На начальника отдела документационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:

Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства отделом.
- Составление, утверждение и представление достоверной информации о работе отдела.
- Своевременное исполнение приказов руководства.

Ответственность работников отдела документационного обеспечения устанавливается соответствующими должностными инструкциями.

Служба документационного обеспечения

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

Структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
существующие делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

В министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

Секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
инспекция при министре (руководителе ведомства);
канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
отдел писем (жалоб);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
центральный архив;

На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

Подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
секретариат;
экспедиция;
копировально-множительное бюро;
архив.

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств.

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

Совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
сокращение документооборота;
унификация форм документов;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

Осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
ведение информационно-справочной работы по документам организации; машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
разработка и проектирование бланков документов;
подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

Подготовка к докладу руководству поступающих документов;

Организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
организация хранения документов в структурных подразделениях;
организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
организация делопроизводства по обращениям граждан;
разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
контроль за сроками исполнения документов;
осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

Разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Документационное обеспечение государственного управления

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работ с документами в органах государственного управления на предприятиях. ГСДОУ – это межотраслевой документ, разработанный в Росархивом. Нельзя забывать, что за последние годы в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.

Основные цели ГСДОУ:

1. в упорядочении документооборота организации;
2. сокращение кол-ва и повышение качества документов;
3. создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации;
4. совершенствование аппарата управления.

Раздел «Документирование управленческой деятельности» состоит из четырех частей: Состав управленческих документов, Унификация и стандартизация управленческих документов, Оформление управленческих документов, Составление текстов управленческих документов.

При составлении документов конкретного предприятия очень важно ориентироваться на требования к составу документов в различных управленческих ситуациях и к их текстам.

ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и др.). Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи вычислительной техники.

Раздел “Организация работы с документами” охватывает весь цикл работы с документацией от момента ее получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В раздел включены рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем по документам предприятия, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив.

Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.

Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) предприятия, учреждения. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях традиционной и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она должна включать регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы. Так как информационно-поисковые массивы могут быть реализованы в бумажном варианте (картотеки) и электронном, то в ГСДОУ выдвигается требование их совместимости. Для достижения такой совместимости на предприятии разрабатываются классификаторы, например, номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений, классификатор видов документов и др.

В разделе также рассматриваются технологии регистрации документов, индексации, оперативного хранения, составления номенклатуры дел, формирования дел, технологии контроля исполнения документов, передачи в ведомственный архив.

В разделе «Механизация и автоматизация работы с документами» содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами (этот раздел требует большой доработки).

В разделе “Организация службы ДОУ” заложен подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления.

ГСДОУ определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия, это могут быть: управление делами, канцелярия, общий отдел, секретарь руководителя.

В разделе формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению работников сферы делопроизводства. Раздел содержит ссылки на документы, которые должны их конкретизировать. Некоторые из них, например, Общероссийский классификатор профессий рабочих, квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Функции служб делопроизводства приведены в приложении к ГСДОУ: «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления».

В ГСДОУ имеется целый ряд приложений, которые могут быть использованы в настоящее время в практической деятельности служб документационного обеспечения управления:

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
Перечень типовых сроков исполнения документов;
Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ;
Формы номенклатур дел;
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и др.

Многие положения ГСДОУ требуют пересмотра. Однако, целый ряд правил и рекомендаций по организации ДОУ могут оказать помощь делопроизводителям учреждений, предприятий, особенно, для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.

Документационного обеспечения организационного управления

Для эффективного выполнения возложенных на службу ДОУ функций разрабатывается соответствующий пакет организационных и нормативных методических документов – положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по документационному обеспечению управления, правила работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан и т.п. Таким образом, в нормативных правовых документах службы ДОУ закрепляется, прежде всего, выбранная в учреждении организационная форма постановки делопроизводства, ее должностной состав, технология работы с документами.

Существуют три формы организации документационного обеспечения управления:

– централизованная;
– децентрализованная;
– смешанная.

Централизованная форма документационного обслуживания используется в фирмах и небольших учреждениях. Такая форма постановки документационного обеспечения управления предполагает сосредоточение в одном подразделении всей работы с документами: от получения до сдачи в архив. Преимущества централизованной обработки документов заключаются в рационализации делопроизводственных работ.

Децентрализованная форма постановки документационного обеспечения управления предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу делопроизводства и самостоятельно ведет все виды работ с документами. Данная форма используется в территориально распределенной организации, когда выполнение делопроизводственных работ в одном месте невозможно.

В крупных организациях устанавливается смешанная форма документационного обеспечения управления – когда часть операций ведется централизованно, а часть в структурных подразделениях. Например, регистрация документов, поступивших на имя руководства, проводится централизованно службой ДОУ, а бухгалтерских, кадровых, финансовых – в соответствующих структурных подразделениях.

Структуру службы ДОУ устанавливают в зависимости от объема работ и принадлежности к определенной группе организаций. В министерствах и ведомствах – управление делами, в научно-исследовательских институтах, заводах, на других государственных и негосударственных предприятиях создается отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в исполнительных органах власти и местного самоуправления – общий отдел.

Каждое из вышеперечисленных структурных подразделений включает в себя специализированные структурные элементы: отдел, бюро, группу, сектор. Каждое подразделение выполняет одну или несколько функций.

Управление делами включает в себя:

– инспекцию при министре или руководители ведомства;
– отдел писем;
– канцелярию;
– протокольное бюро;
– секретаря коллегии;
– бюро учета и регистрации;
– экспедицию;
– компьютерный центр обработки текстовых документов;
– бюро правительственной переписки;
– отдел писем;
– отдел совершенствования работы с документами;
– центральный архив.

Канцелярия или Отдел документационного обеспечения управления могут включать:

– группу по приему и обработке входящих и исходящих документов;
– группу по учету и регистрации документов;
– группу по работе с обращениями граждан;
– архив;
– секретарей руководителей и структурных подразделений;
– группу по контролю;
– копировально-множительное бюро.

Структура общего отдела включает следующие подразделения:

– канцелярия;
– группа контроля;
– протокольный отдел;
– группа совершенствования работы с документами;
– группа обращений граждан;
– копировально-множительное бюро;
– архив.

Информационно документационное обеспечение

Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по сбору и обработке документной информации; подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; исполнению решения и контролю исполнения; сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; хранению и поиску информации.

Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью электронно-вычислительной техники. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характер предварительных.

Сложный механизм управления народно-хозяйственными объектами реализуется, главным образом, посредством достаточно универсальной документации распорядительного характера, создаваемой независимо от специфики деятельности или формы собственности, присущих конкретному предприятию (организации, учреждению).

К началу девяностых годов XX века в аппарате управления страны было занято более 14млнчеловек, а ежегодный документооборот составлял не менее 60млрд листов с отчетливой тенденцией роста. Для такой страны, как Россия, указанные данные не кажутся фантастическими. 1. Документ. Системы документации в народном хозяйстве России.

В процессе трудовой и общественной деятельности человека возникают документы, которые фиксируют, отражают и закрепляют сложные информационные связи между людьми и их различными формированиями. «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» - так определяется документ государственным стандартом.

Исторически сложилось так, что информация в документе закрепляется различными способами, сложившимися в процессе развития цивилизации: символически, письменно, графически, фотографически, с помощью средств аудио- и видео записи. Сам документ при этом выполнял, прежде всего, информационную функцию, но ему присущи и другие, не менее важные: коммуникационные, аккумулирующие, доказательные, учетные и распорядительные. В контексте настоящего курса на первый план выступает организационно-распорядительная функция, реализуемая с помощью сложившихся управленческих технологий, включающих в себя планирование, учет, контроль.

Каждый отдельный документ представляет собой единичный акт документирования как самостоятельного технологического процесса. При этом деятельность отдельных организаций, промышленных предприятий активно отображается совокупностью взаимосвязанных, взаимозависимых и органично взаимодействующих документов, которые объединяются базовым понятием системы документации.

Наиболее обобщенной и целостной системой является общегосударственная система документации, которая включает в себя фактически все виды документов, создаваемых и реализуемых в масштабах государства. Данная система, в свою очередь, образована множеством подсистем, которые классифицируются по предметным, географическим, функциональным, иерархическим и другим существенным признакам.

Так, функциональные системы включают в себя плановую, отчетно-статистическую, снабженческо-сбытовую и финансовую документацию, присущую всем без исключения органам управления народным хозяйством России.

Отраслевые системы документации отражают организационные аспекты органов отраслевого (ведомственного) управления, к которым относится деятельность министерств, ведомств, управлений и отделов федерального, регионального и местного уровней управления.

По существу, интенсивная деятельность по разработке и внедрению унифицированных систем документации развернулась в стране с конца шестидесятых годов XX века. При этом концепция такого рода систем связана с единством правовых и формальных требований к информации, необходимой и достаточной для координации управленческих процедур в конкретной сфере деятельности общества.

К концу девяностых годов в стране действовало свыше двадцати федеральных унифицированных систем документации, нормативная база которых регулировалась соответствующими ГОСТами. Так, для унифицированной системы организационно-распорядительной документации формы документов разрабатываются на основе модели ГОСТР6.30-7 «Требования к оформлению документов».

Создание в свое время общегосударственной системы документационного обеспечения (ГС ДОУ) позволило более определенно сформулировать понятие самой системы документирования как совокупности технологических процессов по созданию и обработке документов, создаваемых на предприятиях, в организациях и учреждениях самого различного статуса и ведомственной принадлежности. Система документирования при этом предполагает наличие определенных норм, процедур и требований не только к оформлению документа, но и к организации работы с ним, обработке, перемещению, хранению и контролю исполнения.

С внедрением в процесс обработки документной информации электронно-вычислительной техники и автоматизированных рабочих мест (АРМ) правомерным стало понятие информационно-документационного обеспечения управления, которое включает в себя организованную совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю (абоненту) информации и документов как ее материальных носителей.

В объектах реализации информационно-документационного обеспечения, где еще не внедрены автоматизированные системы на базе ЭВМ, соблюдаются все технологические операции - от создания проектов документов до работы с документами внешнего происхождения: прием, распределение, регистрация, доставка (транспортировка), контроль исполнения, справочная и фондово-архивная обработка документов.

С внедрением ЭВМ в документационные процессы рассмотренная технологическая цепочка изменяется, так как специалист и руководитель получают возможность работы как с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими прагматическую информацию.

Феномен документа состоит в том, что он выступает одновременно как объект, средство и предмет труда в единой сущности. Это обстоятельство является определяющим при составлении, оформлении, согласовании, утверждении и аналитико-синтетической обработке документной информации, занимающей от 60 до 80 процентов рабочего времени аппарата управления. При этом следует иметь в виду, что для значительной части служащих (плановиков, экономистов, бухгалтеров, секретарей-референтов, статистиков и др.) работа с документной информацией составляет основу их труда.

Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте.

В Единой государственной системе документационного обеспечения, сложившейся еще в семидесятые годы, целесообразно выделить несколько приоритетных направлений рационализации и технологического совершенствования документационных процессов:

Унификация и стандартизация;
- централизация и упорядочение документооборота;
- эшелонирование хранения документов;
- экономика и планирование документационных процессов;
- организация труда специализированного персонала;
- механизация и автоматизация технологических процессов. Внедрение централизованной систем делопроизводства в масштабах государства позволило достичь единообразия и информационной совместимости документации различного иерархического построения и функционального назначения.

Массированное внедрение электронно-вычислительной техники в процессы документирования и организация работы с документной информацией потребовали существенной переработки основных положений ЕГСД с учетом реальных изменений технологических процессов подготовки, оформления и обработки документов. Новая система ЕГС ДОУ базируется на потенциальных возможностях ЭВМ, но учитывает и реальные возможности накопленного ранее опыта традиционной (ручной) обработки документов различного характера. При этом учитываются конкретные условия предприятия (организации) и объемы документооборота.

Таким образом, сложившаяся в России технология информационно-документационного обеспечения управления народным хозяйством и его структурными звеньями представляет собой совокупность методов и средств обработки документов, реализации информационных процессов и организационных процедур, призванных обеспечить эффективность управления.

Критериями качества управления потоками документной информации являются:

Комплексность (участие всех структур);
- системность (совокупность элементов, связанных организационно-технологическим единством);
- регламентация (упорядоченность элементов в заданных параметрах);
- оценка и стимулирование (сопоставимость результатов с принятыми критериями и мотивация рационализации управления).

Информационно-документационное обеспечение - весьма подвижная технология, обогащаемая новыми формами, методами и средствами обработки, хранения и распространения документов.

Процесс документационного обеспечения

Специфичность документационного обеспечения управления организации в современных условиях заключается в создании и обработке все возрастающего объема документов и значительных трудовых затрат при дефиците подготовленного персонала. Указанные ограничения влияют на темп внедрения прогрессивных методов и средств обработки организационно-распорядительных документов и в значительной мере объясняют актуальность самой проблемы документационного обеспечения.

Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентоспособную деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность.

Выделяется два вида информации:

Техническая, технологическая - методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, результаты испытаний и т.п.;
деловая - прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и пр.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает документ.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда. Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании. Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Организационно-распорядительные функции в управлении реализуются с помощью документов различных видов и назначения. Так, создание организации как юридического лица сопровождается принятием учредительных документов (устав, положение, учредительный договор). Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами. Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.). Заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов. Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе. Информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется с помощью писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей. В организации готовятся акты, отчеты, справки, докладные записки и другие документы. При оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.).

Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров, делопроизводителей и др.), включает в себя широкий круг задач, функций и должностных обязанностей. Наряду с обработкой документов работникам служб документационного обеспечения управления (управлений делами, канцелярий, общих и организационных отделов, секретариатов) приходится много внимания уделять бездокументному обслуживанию работы управленческого аппарата: приему посетителей; организации переговоров, совещаний и собраний; подготовке служебных командировок руководителя; телефонным переговорам и т.п. Однако именно работа с документами является главной составной частью деятельности служб документационного обеспечения управления, что обусловлено объективными причинами: для успешной реализации основных управленческих функций - организации, планирования, мотивации, контроля и координации - необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о конкретных областях деятельности и рыночной ситуации, включая сведения о потребителях, конкурентах, новых технологиях и т.д.

Информация представляет собой совокупность сведений, показателей, данных, необходимых для описания явлений, объектов, процессов. Исключительно важная роль информации в управлении объясняется тем, что управленческий процесс, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческих решений, которые являются новой информацией управляющего органа, предназначенной как для внутреннего (сотрудниками организации), так и для внешнего (другими организациями) потребления.

Служебная деятельность человека в любой сфере требует, как правило, создания и использования письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в ходе делового общения, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров. Рассматриваемых соответственно в арбитражных судах и судах общей юрисдикции. Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации, т.е. создания документов, называют документированием управленческой деятельности.

Служебные документы издавна выполняли целый ряд важнейших функций, не потерявших своего значения и в настоящее время:

Информационную - являются источником и носителем информации;
- управленческую - позволяют организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс;
- правовую - служат юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и, удостоверяя показатели и сведения;
- коммуникативную - помогают организовать обмен информацией и общение;
- учетную - накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
- социальную - характеризуют социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
- культурную - являются памятником культуры, показывая особенности, традиции, обычаи эпохи;
- историческую - являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Документы - это специфические материальные объекты, при работе, с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням вплоть до передачи в другие подразделения.

Часть кадрового делопроизводства, непосредственно связанная с созданием названных документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относятся к архивному делу.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

Своевременная обработка поступающей кадровой документации;
- регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;
- разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;
- доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;
- контроль за исполнением требований документов;
- размножение документов по кадровым вопросам и др.

Процесс управления включает следующие основные типовые документационные операции:

Сбор и обработку документной информации;
- подготовка решения;
- принятие и документирование решения;
- доведение решения до исполнителей;
- исполнение решения;
- контроль исполнения;
- сбор информации об исполнении;
- передача информации по вертикальным и горизонтальным связям;
- хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Недокументируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях экономики и государственного управления.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации.

Информационное обеспечение предполагает:

Распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач;
- создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Автоматизированная управленческая информационная система призвана на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

Внутриорганизационная система информации выполняет следующие функции:

Определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления деятельностью организации;
- определение потребностей в технических средствах организации в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
- централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
- определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);
- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
- разработка программных средств, прикладных программ.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

Ведение……………………………………………………………………………

ГЛАВАІ. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав……………………………………………………………………………...

1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи ……………………………

1.2. Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих орга-низацию документационного обеспечения управления предприятия……

1.3. Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется……………

1.4. Организационная структура и численный состав службы………………..

1.5. Квалификационный состав………………………………………………..

ГЛАВА ІІ. Организационно - распорядительная документация службы ДОУ………………………………………………………………………………

2.1.Штатное расписание предприятия…………………………………………

2.2. Положение о службе ДОУ. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)……………………………………...

2.3. Инструкция по документационному обеспечению управления…………

2.4. Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ…….

2.5. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ……

2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ…………………………...

2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ…………………..

2.8. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ……….

2.9. Должностные инструкции персонала службы ДОУ……………………..

Заключение ……………………………………………………………………...

Список использованной литературы…………………………………………...

Приложение………………………………………………………………………

ВВЕДЕНИЕ

Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.

По под-счетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес- это в значительной степени непрерывный про-цесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторга-ются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодате-лей и персонала, происходит передача информации между предпри-ятиями и гражданами -- за всем этим стоят документы.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От то-го, насколько правильно составлены и оформлены документы, органи-зована работа с ними, во многом зависит своевременность и правиль-ность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Тема моей курсовой работы: организация службы ДОУ в условиях функционирования современного предприятия.

Цель - рассмотрение всех аспектов в организации службы ДОУ.

ГЛАВАІ. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав

1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи

«В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой -- службой документационного обеспечения управле-ния (далее -- службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руково-дителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников».

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершен-ствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ яв-ляются:

1.2 . Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих орга-низацию документационного обеспечения управления предприятия

* Конституция Российской Федерации.

* Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II).

* Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах мест-ного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими измене-ниями).

* Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».

* Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Госу-дарственном гербе Российской Федерации».

* Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи».

* Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регули-ровании».

* Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках наро-дов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. № 126-ФЗ).

* Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).

* Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Феде-рации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Пра-вительства Российской Федерации».

* Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов ис-полнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Поста-новлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).

* Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах испол-нительной власти и усилении исполнительской дисциплины».

* ГОСГ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде-ления» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

* ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифициро-ванная система организационно-распорядительной документации. Требо-вания к оформлению документации» (утвержден Постановлением Госстан-дарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. №33).

* Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполни-тельной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).

* Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

* Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).

* Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятель-ности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000г.).

* Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением кол-легии Росархива от 06.02.2002 г.).

* Нормы времени на работы по документационному обеспечению управлен-ческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

1.3 . Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:

* положением о службе ДОУ;

* положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в со-ставе службы ДОУ);

* инструкцией по ДОУ;

* инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

* инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;

* нормами времени на выполнение работ по ДОУ;

* документами планирования и отчетности;

* должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы --

частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.

1.4. Организационная структура и численный состав службы

Организационная структура и численный состав службы ДОУ определя-тся в соответствии со штатным расписанием.

Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

«На государственных предприятиях (объединениях) -- от-дел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;

б) рассмотрению писем (жалоб);

в) секретариат;

г) экспедиция;

д) машинописное бюро;

е) копировально-множительное бюро;

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется ру-ководством организации. В совместных предприятиях (организациях) -- правле-нием. В акционерных обществах -- учредительной конференцией. В кооперати-вах -- состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях об-щественных организаций -- общий отдел. В состав общего отдела включаются:

а) секретариат;

б)канцелярия;

в) группа контроля;

г) протокольная группа;

д) группа совершенствования работы с документами;

е) группа писем (жалоб);

ж) машинописное бюро;

з) копировально-множительное бюро;

В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управ-ления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секре-тарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо».

Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на управления делами (рис. 1), в составе которых находятся:

* секретариат, включающий приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро;

* инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учрежде-ния), включающая канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистра-ции документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множи-тельное бюро, телетайпную;

* отдел писем (жалоб), то есть отдел по работе с обращениями, поступающи-ми в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);

* отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводствен-ных процессов;

* центральный архив (архив).

Рис.1. Примерная делами

Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации го-сударственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструк-торских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) (рис. 2), в составе кото-рых находятся:

* группа (отдел) учета и регистрации;

* группа (отдел) контроля;

* группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения тех-нических средств (средств автоматизации и механизации);

* группа (отдел) рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприя-тия (организации);

* секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально -множительное бюро; архив.

Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации не-государственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концер-нов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., предпи-сывается возлагать на службы ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организа-ции) (рис. 3).

Рис.2 Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) негосударственного предприятия

Рис.3 Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации)

Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации ор-ганов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций предписывается возлагать на обилие отделы (рис. 4), в составе кото-рых находятся:

* секретариат;

* канцелярия (группа делопроизводства);

* группа контроля;

* протокольная группа;

* группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

* группа рассмотрения писем (жалоб);

* машинописное бюро;

* копировально-множительное бюро;

Рис. 4. Примерная организационная структура общего отдела

Определение численного состава службы ДОУ -- по структурным подразделе-ниям и в целом -- рекомендуется производить на основе соответствующих расче-тов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о норма-тивных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной ин-формации, учитывающих:

* объем документооборота;

* основные виды управленческих документов;

* периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятель-ности предприятия и т. п.).Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ.

Пример расчета представлен в табл. 1. (См. Приложение)

1.5. Квалификационный состав

Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у сотрудников соответствующей квалификации. Квалификационные требования к основным категориям сотрудников службы ДОУ представлены в приложении 2 к настоящему пособию.

Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определя-ющих квалификационный и численный состав службы ДОУ (важнейшим из них является штатное расписание, см. далее). Примерный квалификационный и чис-ленный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек представлен в табл. 2.(См. Приложение)

ГЛАВА ІІ. Организационно - распорядительная документация службы ДОУ

2.1.Штатное расписание предприятия

Штатное расписание -- это организационный документ, устанавливающий коли-чественный и качественный состав работников предприятия (организации, уч-реждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание службы ДОУ составляется по установленной форме.

Указанная форма -- форма № Т-3 «Штатное расписание» (см. шаблон формы на прилагаемом к книге компакт-диске) -- предназначена для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности и ежегодно ут-верждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Из-менения в штатное расписание, в том числе и обусловленные формированием на предприятии новых структурных подразделений (например, службы ДОУ), вно-сятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им лицом. Образец такого приказа представлен на компакт-диске.

Общий порядок подготовки штатного расписания определен «Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету тру-да и его оплаты».

«Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом пред-приятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), подписы-вается разработчиком и утверждается руководителем предприятия. В штатном расписании указываются:

* наименование предприятия;

* его код по ОКПО;

* дата введения в действие штатного расписания;

* дата и номер документа;

* дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное распи-сание;

*численность штата в единицах;

* размер фонда заработной платы (в рублях);

* наименование структурного подразделения;

* наименование профессии (должности) работника;

* количество штатных единиц;

* размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии)».

2.2. Положение о службе ДОУ .

При подготовке текста положения о службе ДОУ представляется целесообраз-ным использовать в качестве основы примерное положение о службе ДОУ, пред-ставленное в приложении 12 к ГСДОУ. Текст положения о службе ДОУ приво-дится в приложении 3 к настоящему пособию.

Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

При подготовке текста положения о структурном подразделении в составе службы ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы соответству-ющие примерные положения. В частности, примерное положение об архивном от-деле, функционирующем на правах структурного подразделения в составе служ-бы ДОУ, размещенное в приложении 4 к настоящему пособию. (Примерное положение об архиве предприятия (организации, учреждения), функциони-рующего в качестве самостоятельного структурного подразделения (вне состава службы ДОУ) утверждено Постановлением Росархива от 18.08.1992 г. № 176.)

2.3 . Инструкция по документационному обеспечению управления

При подготовке текста инструкции по документационному обеспечению управ-ления также рекомендуется использовать в качестве основы соответствующие типовые документы, -- например, Инструкцию по делопроизводству в федераль-ных органах исполнительной власти.

(Утверждена, Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68.)

При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответству-ющие положения других документов, регламентирующих те или иные направле-ния ДОУ. Помимо ГСДОУ, это, в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе со-ставляется текст инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения).

2.4 . Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ

Инструкция по виду деятельности -- нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (орга-низаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопро-изводству.

Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответству-ющего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительно-го документа об их утверждении.

Инструкция по виду деятельности должна оформляться на общем бланке пред-приятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Ме-тодических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентиру-емой соответствующей инструкцией.

Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

2.5 . Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ

Инструкция по организации рабочих мест -- нормативный документ, в котором излагается порядок организации рабочих мест персонала структурного подразде-ления предприятия (персонала определенной квалификационной или професси-онально-должностной категории). При подготовке подобных инструкций следует руководствоваться вышеизложенными требованиями, регламентирующими по-рядок подготовки инструкций, а также положениями документов, устанавлива-ющими конкретные требования к организации рабочих мест в той или иной обла-сти деятельности.

Инструкция подписывается начальником соответствующего структурного под-разделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководите-лем предприятия.

Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об его утверждении.

Инструкция должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст доку-мента должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомен-даций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответству-ющей инструкцией.

Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабски-ми цифрами.

2.6 . Нормы времени на выполнение работ по ДОУ

Нормирование времени на выполнение работ по ДОУ, как правило, осуществля-ется на основе соответствующих документов -- нормативов времени и норм вре-мени, разработанных органами по нормированию временных затрат на выполне-ние тех или иных видов работ. Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти -- нор-мы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные По-становлением Минтруда и социального развития от 26.03.2002 г. № 23. На основе нормативов (норм) времени:

* определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;

* устанавливаются должностные обязанности работников;

* распределяются работы между работниками (категории «технический ис-полнитель»).

В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями (орга-низациями, учреждениями) разрабатываются уточненные нормы времени. В та-ких нормах, как правило, фиксируются:

* временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмот-ренных укрупненными нормативами (нормами);

* временные затраты на выполнение отдельных видов работ -- в случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретного предприятия (орга-низации, учреждения) фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами).

«Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на орга-низационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребно-сти работников.

Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу из-мерения каждого конкретного вида работы -- например, лист, коробка, папка, дело.

Нормы времени на выполнение в наибольшей мерераспространенных операций по ДОУ представлены в приложении 5 к настоящему пособию».

2.7 . Документы планирования и отчетности службы ДОУ

«Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов -- планов, отчетов -- является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. В общем слу-чае план работы -- это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководи-мое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, не-дели, месяца, квартала и т. д.)».

Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на пред-стоящий календарный год являются:

* показатели финансового и экономического развития предприятия на пла-нируемый период;

* основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период;

* цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих раз-делов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).

На основе показателей плана работы службы ДОУ уточняются и утверждаются в окончательном виде планы работы структурных подразделений службы ДОУ.

Индивидуальное планирование работы сотрудниками службы ДОУ осуще-ствляется на основе планов соответствующих структурных подразделений и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план ра-боты.

Отчет -- это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических дан-ных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятель-ности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установлен-ном положениями соответствующих нормативно-методических и организацион-но-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприя-тия.

Формы планирующих и отчетных документов по вопросам деятельности служ-бы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответству-ющего представления руководителя службы ДОУ. Пример плана работы на-чальника службы ДОУ представлен на компакт-диске, а пример отчета о работе с письменными обращениями граждан -- в приложении 6 к настоящему посо-бию.

2.8 . Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ

Особую группу в составе организационно-распорядительной документации служ-бы ДОУ образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершен-ствование деятельности службы ДОУ предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы ДОУ и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависи-мости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы ДОУ. При этом на практике проведение подобных мероприя-тий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления.

Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствова-нию деятельности службы ДОУ должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости -- во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразде-лениями) предприятия). Такой план может предусматривать проведение мероп-риятий, касающихся:

* разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (орга-низационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам ДОУ;

* изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;

* обучения персонала службы ДОУ и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;

* обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия.

Реализация мероприятий, предусмотренных планом, отражается в акте. Шаблоны плана мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ предприя-тия и соответствующего акта представлены на прилагаемом к книге компакт-диске.

2.9 . Должностные инструкции персонала службы ДОУ

«Должностная инструкция -- нормативный документ, регламентирующий деятель-ность конкретного должностного лица (категории сотрудников -- руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учрежде-ния) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Общий порядок и правила оформления дол-жностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству».

Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработ-ку и утверждаться руководителем предприятия -- в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: «Инст-рукция главному метрологу».

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции мо-жет делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производит-ся арабскими цифрами.

Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Так, в соответствии с приложением 2 к приложению 12 ГСДОУ в разделе должностной инструкции «Общие положения» устанавливаются:

* задачи работника (например, для делопроизводителя -- прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

* порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;

* профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж ра-боты и др.);

* основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться ра-ботник в своей деятельности.

В разделе должностной инструкции «Функции работника» определяются:

* предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

* перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).

В разделе должностной инструкции «Обязанности работника» указываются особенности деятельности:

* связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

* предполагающие обязательное использование определенных форм и мето-дов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);

* требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

* касающиеся порядка исполнения поручений;

* затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллек-тиве.

В разделе должностной инструкции «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязаннос-тей. В разделе должностной инструкции «Взаимоотношения» указываются под-разделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе должностной инструкции «Оценка работы» перечисляются крите-рии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.

Заключение

Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой -- службой документационного обеспечения управле-ния (далее -- службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руково-дителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ яв-ляются:

* внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соот-ветствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

* осуществление методического руководства организацией работы с докумен-тами в структурных подразделениях предприятия;

* обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного по-рядка работы с документами;

* совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение управления -- деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непос-редственно руководителю организации.

Список использованной литературы:

Нормативные акты

1. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку-ментации по учету труда и его оплаты».

2. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной докумен-тации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.

4. ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Ме-тодические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.

5. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку-ментации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата Рос-сии от 05.01.2004г. № 1.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.

7. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.

Учебная литература

8. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002

9. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007

10. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004

11. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на До-ну: Феникс, 2004

12. Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000

13. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2005

14. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных докумен-тов. - СПб.: Питер, 2004

15. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003

16. Колесник Е.Н. ВВЕДЕНИЕ в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003

17. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996

18. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004

19. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003

20. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000

21. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленче-ской деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонден-ция. - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2002

22. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004

23. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006

24. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003

25. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005

26. Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005

Приложение

Таблица 1

Пример расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ)

по виду работ по ДОУ

	Наименование вида работы			Объем за год	Значение нормы, ч	Затраты, чел.-ч
	Обработка входящих документов
	Обработка исходящих документов
	Контроль исполнения документов
	Разработка норм.-мет. пособий
	Исполнение тематич. запросов
	Проведение проверки организации работы в подразделениях
	ИТОГО чел.-ч:

Примечания.

СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 х Ку = 13 916 чел.-ч, где Ку -- учетный коэффици-ент со значением 1,1.

Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляе-мых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв) составит: СЗВп: Фпв =13916: 2006 = 7 ед.

Таблица 2.

Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек

			Кол-во штатных ед.	Примечание
	Административная группа -- управление службы ДОУ
	Начальник службы	Руководитель
	Заместитель начальника службы	Руководитель		Может не вводиться
	Инспектор по контролю исполнения поручений	Специалист
	Документовед	Специалист
	Секретарь-машинистка	Техн. исполн.		Может не вводиться
	Наименование профессии (специальности)		Кол-во штатных ед.	Примечание
	Группа технической подготовки и тиражирования документов
	Начальник группы	Руководитель		Может не вводиться
	Старшая машинистка -- оператор ПК	Техн. исполн.
	Машинистка -- оператор ПК	Техн. исполн.	2-5 и более	Зависит от объема работы
	Группа делопроизводства
	Начальник группы	Руководитель		Может не вводиться
	Ст. делопроизводитель	Техн. исполн.
	Делопроизводитель	Техн. исполн.	2-5 и более	Зависит от объема работы
	Группа хранения докумен-тов
	Начальник группы	Руководитель		Может не вводиться
	Старший архивариус	Техн. исполн.
	Архивариус	Техн. исполн.	2-5 и более	Зависит от объема работы
	Группа обеспечения
	Начальник группы	Руководитель		Может не вводиться
	Секретарь-стенографист	Техн. исполн.
	Экспедитор-курьер	Техн. исполн.
	В целом по службе ДОУ
		Руководитель	Специалист	Техн. исполн.
				12-20 и более