Особым видом деятельности является управление. Оно осуществляется на разных уровнях и направлено на развитие системы. Существуют разные виды управления. Это позволяет направлять движение объекта в нужном направлении для достижения поставленных целей. Об особенностях, видах и функциях управления пойдет речь далее.
Признаки управления
Прежде чем начать изучение темы об организации производственных, социальных, государственных процессов, нужно рассмотреть понятие и виды управления. Это понятие подразумевает процесс воздействия на определенную систему. В результате получается достигнуть ее упорядоченности, направлении движения в требуемую сторону. Управляемая система достигает поставленных целей, развивается и совершенствуется.
Подобное воздействие имеет ряд признаков. Обязательно наличие субъекта и объекта управления. При этом воздействие является качественным. Оно позволяет придать целостности, организованности системе.
Еще одним признаком управления является наличие четкой направленности действий руководства для достижения поставленной цели. Этот процесс преследует определенный, четко сформированный результат. Деятельность руководства обязательно служит общим интересам системы. Управление требует определенных ресурсов.
Разновидности
Существуют разные виды управленческого процесса. Их классифицируют по определенным признакам. В первую очередь следует рассмотреть основные виды управления. По показателю участия человека в этом процессе различают технический, безмашиннный, тип воздейсвия. Оно также может распространяться на организационные или природные системы. Во втором случае имеются в виду группы биологических организмов. Организационными системами называют социальные группы, коллективы, общество. Масштаб такого воздействия может быть разным.
Внутри организационных систем выделяют такие виды управления, как прямое воздействие и координацию. В первом случае процесс осуществляется в приказном режиме при помощи издания директив установленной формы. Координация позволяет согласовать действия разных, отделенных друг от друга групп.
Также виды управления различают по степени сосредоточения. По этому признаку воздействие на систему может быть централизованным, частично централизованным и децентрализованным. В этом случае руководящие органы находятся либо в одном центре, либо рассредоточены внутри системы (например по областям).
Прочие виды классификаций
Рассматривая, какие виды управления существуют сегодня, нужно уделить внимание иным подходам к классификации подобных воздействий. По характеру взаимодействия управляемой системы и окружающей средой бывает осуществление действий в конфликтной или неконфликтной ситуации. Также различают виды управленческой деятельности в зависимости от подчиненных объектов. Воздействие на систему может быть внутренним или внешним. Например, на предприятии деятельность руководства осуществляет внутреннее управление. Однако государство при помощи законодательных актов проводит внешнее управление этой системой.
Руководство может преследовать разные цели. Они могут быть долгосрочными или краткосрочными. Действия руководителей будут отличаться в зависимости от этого фактора. Методология воздействия может быть прямой, косвенной или смешанной. Кратность управленческих воздействий может быть одношаговой или многошаговой. Существуют и иные классификации. Однако они применяются реже.
Социальное управление
Рассматривая виды управления, следует отметить такую разновидность, как социальное воздействие. В первом случае под системой подразумевается все общество либо определенная его социальная группа, а также отдельные индивидуумы. Управление производится для упорядочивания их действий, сплочения, повышения организованности коллектива.
Социальное управление имеет несколько характерных признаков. Оно возможно там, где существует совместная деятельность группы людей. Они должны быть единым коллективом. Воздействие на подобные социальные группы должно быть упорядоченным и последовательным.
Еще одним признаком социального управления является направленность на достижение конкретных целей. Субъекты управления наделяются определенной властью. Объекты управления подчиняются приказам руководящих органов. Они имеют определенную степень свободы действий. Однако при создании определенных указаний руководителем, все составляющие системы должны подчиняться изданным приказам. При этом команды и приказы должны быть реализованы в рамках единого механизма.
Составные части социального управления
Существуют разные виды структур управления социальными группами. К ним относятся государственное, муниципальное, общественное самоуправление. Между объектами и субъектами таких систем существуют управленческие связи. Они могут быть прямыми и обратными.
К субъектам управления относятся отдельные индивидуумы, коллективы, а также общество в целом. Под прямыми связями подразумевают целенаправленное воздействие руководителя на подвластную ему систему. Обратной связью называется информационный канал, при помощи которого объекты управления передают отчет о выполнении поставленных перед ними задач.
Стадии процесса
Социальное управление включает в себя такое понятие, как цикл. Это несколько взаимозависимых стадий воздействия на систему, которые позволяют выполнить определенные задачи участниками группы.
Процедура социального управления проводится в несколько стадий. Сначала анализируется сложившаяся ситуация, вырабатываются и принимаются решения относительно ее улучшения. Перед участниками группы ставятся конкретные задачи. Они их исполняют. Руководитель контролирует выполнение процесса достижения поставленной цели, при необходимости проводит корректировки. Заключительным этапом является подведение итогов.
Функции
Рассмотрев виды управления организацией и обществом, нужно уделить внимание функциям подобных воздействий. Они обусловлены назначением этого процесса для общества. Это наиболее типичные, стандартные направления деятельности руководящих органов.
Основными признаками функций управления социальной группой является обусловленность социальной направленностью и стабильностью процесса. Это внешнее проявление определенных свойств системы. Также признаком функций управления является направление активного действия руководства, которые предопределяются поставленными ранее целями, задачами.
Функции могут быть общими, которые характерны для всех типов систем, а также специальными. Второй вариант присущ только конкретной социальной группе. Также функции могут быть обеспечивающими. Они подготавливают почву для выполнения поставленных руководством задач. Это, например, может быть обеспечение требуемыми ресурсами, кадрами и т. д.
Разновидности функций
Существуют разные подходы к классификации видов функций управления. В соответствии с направлением влияния они бывают внешними и внутренними. Если учитывать время действия, то выделяют постоянные и временные функции. При их разработке учитывают особенности системы.
Общими для всех социальных групп функциями управления являются следующие воздействия:
- прогнозирование - позволяет предвидеть перспективы в будущем;
- обеспечение информацией - получение, обработка и анализ, хранение нужной для принятия решений информации;
- моделирование - создание модели поведения всех элементов системы в определенных обстоятельствах;
- организация - создание системы управления, ее принципов;
- планирование - выбор направлений и темпов их достижения;
- координация - согласование действий всех объектов;
- распорядительство - формирование краткосрочных заданий исполнителям;
- регулирование - создание общих требований;
- контроль - определение соответствия действий объектов управления поставленным задачам.
После проведения перечисленных функций руководство фиксирует всю информацию за период. Учет ведется в количественных выражениях. На основании этого подводятся результаты.
Государственное управление
Рассматривая виды систем управления, нужно отметить такой вид деятельности, как государственное воздействие на систему. В узком понимании оно представляет собой подвластную законодательству работу органов исполнительной власти страны. В широком понимании такая деятельность представляет собой воздействие на систему всех органов государства для реализации своих полномочий.
Существуют определенные признаки государственного управления. Такое воздействие носит исполнительно-распорядительный, юридически властный характер. Подобная деятельность осуществляется непрерывно, планово и постоянно. Работа управленцев обусловлена действующим законодательством и направлена на его исполнение.
Также признаком государственного управления является наличие иерархических (вертикальных) и горизонтальных связей внутри системы. Деятельность может осуществляться как в правовых, так и неправовых формах. Она обеспечивается системой гарантий. При нарушении установленных законодательством принципов управленческой деятельности следуют негативные последствия. Имеется в виду ограничение прав и свобод.
Цели государственного управления
Существующие виды государственного управления преследуют четко установленные цели. Они могут быть разными. Социально-экономические цели направлены на создание порядка в жизни общества, что позволяет удовлетворить публичные интересы. Этот вид управления ведет к достижению экономического благосостояния, а также созданию и регулировке определенных экономических отношений внутри государства.
Политические цели управления направлены на привлечение к процессу всех главных политических сил в стране. Это способствует рассмотрению разных точек зрения, принятия позитивных предложений, которые способствуют совершенствованию всех структур, а также развитию всех людей в обществе.
Обеспечительные цели направлены на защиту прав и свобод граждан. Это нужно для достижения высокого уровня общественной безопасности, законности.
Организационно-правовые цели способствуют формированию правовой системы и реализации функций управленческих структур при помощи демократических институтов.
Общие принципы
Все существующие виды государственного управления базируются на общих фундаментальных принципах. Они делятся на общие и организационные основополагающие идеи. К первой группе относятся такие принципы:
- законность;
- демократизм;
- объективность;
- научность;
- конкретность;
- разделение видов власти;
- федерализм;
- эффективность.
Перечисленные принципы являются общими для всех уровней государственной власти. Пренебрежение ими влечет наступление ответственности руководителем перед законом.
Организационные принципы
Разные виды управления государством основываются также на организационных принципах. Это позволяет в точности выполнять общие задания и цели, установленные для системы. Организационные принципы бывают следующими:
- отраслевой;
- территориальный;
- линейный;
- функциональный;
- двойного подчинения;
- сочетание коллегиальности и единоначалия.
Эти принципы выполняют на местах и на каждом уровне управления.
Эффективность управления
Существующие виды методов управления подчиняются единым требованиям. Это обеспечивает эффективность процесса. Управление должно быть устойчивым и оперативным. Руководители должны быстро реагировать на изменения, производящие внутри и снаружи вверенной им системы.
Реализация поставленных целей и задач путем правильного управления должна поводиться непрерывно. Все стадии проходят последовательно, без перерывов и пауз. Управление должно быть эффективным. Это главное требование, которое выдвигается к этому процессу.
Рассмотрев виды управления, его функции и составляющие, можно понять важность этого процесса. Поэтому к подобной деятельности выдвигаются высокие требования. Без грамотного управления невозможно гармоничное развитие системы.
Один из главных законов эффективности деятельности человека — необходимость разделения и специализации труда, поскольку они определяют причину появления в менеджменте категории «функция».
Появление функций управления связывают с горизонтальным разделением управленческого труда, а также с профессиональной специализацией работников управления.
Функция является содержанием управленческой деятельности, для которого характерны 2 основные признака:
- Временная логическая последовательность исполнения управленческих работ, объективно вытекающая из сущности соответствующей деятельности.
- Специфика объекта управления, определяющая его характер и отраслевую принадлежность.
Функции управления представляют собой специализированное во временной логической последовательности выполнение управленческих работ. Последовательность во времени закрепляется в первом типе функций, которые называются общими.
Общие и конкретные функции управления
Разделение на общие (универсальные, базовые) и конкретные функции управления обусловлено появлением процессного подхода в сфере построения технологии управления.
Процессный подход первоначально предложили приверженцы школы административного управления, попытавшиеся определить функции менеджмента. Последователи данного направления рассматривали управленческие функции независимо друг от друга. Процессный подход рассматривал функции управления в качестве взаимосвязанных функций.
Состав функций управления
Пять функций управления были выделены Анри Файолем, который определял управление в качестве предсказания, планирования, организации, распоряжения, координации и контролирования.
При обзоре современной литературы можно выделить несколько похожих функций:
- планирование,
- организация и распорядительство,
- мотивация,
- руководство и контроль,
- координация и регулирование,
- коммуникация,
- исследование, оценка и принятие решений.
Чаще всего процесс управления представляется состоящим из основных функций: планирование, организация, мотивация и контроль. Данные функции управления объединяются посредством связующих процессов коммуникации и принятия решения. При этом руководство рассматривают в качестве самостоятельной деятельности, предполагающей возможность влияния на отдельных сотрудников и коллектив таким образом, чтобы они осуществляли работу в направлении достижения целей.
Планирование и организация как функции управления
Планирование в качестве функции управления характеризует выработку и принятие определенного постановления (в письменной или устной форме), в котором перед объектом управления ставится определенная задача или цель. Планирование считается обеспечением единого направления усилий всех членов организации для достижения ее общих целей. Данная функция начинает процесс управления, поэтому от ее качества зависит успех операций.
Организация в качестве функции подразумевает определенную совокупность специализированных управленческих работ, которые нацелены на объединение людей для осуществления совместной деятельности. Функция организации реализации принятых решений включает обеспечение выполнения решений с организационной стороны, то есть создание управленческие отношения, которые способны обеспечивать наиболее эффективные связи всех элементов управляемой системы.
Мотивация и контроль
Мотивирующая функция состоит в выполнении работы персоналом предприятия в зависимости от делегированных ему прав и обязанностей, при этом они должны соответствовать принятым управленческим решениям. Мотивация представляет собой процесс побуждения себя и других к деятельности.
С помощью функции контроля можно предупреждать возникновение кризисных ситуаций. Контроль представляет собой характеристику управления, позволяющую определить проблемы и скорректировать деятельность компании до момента преобразования этих проблем в кризис.
Любое предприятие должно обладать способностью своевременной фиксации своих ошибок, исправляя их до того, как они смогут повредить достижению целей. При этом контроль способствует борьбе с неопределенными ситуациями внутреннего и внешнего характера (изменения в законодательстве, социальных ценностях, появление новых конкурентов и др.).
4. Функции управления: понятие, значение, классификация
Функции управления – это относительно самостоятельные, специализированные и обособленные виды управленческой деятельности. Для того чтобы считаться таковой, функция управления должна иметь четко выраженное содержание, разработанный механизм ее осуществления и определенную структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление. Под содержанием подразумеваются действия, которые должны осуществляться в рамках конкретной функции.
Содержание действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависит от типа организации (административная, общественная, образовательная и т.д.), от размеров и сферы ее деятельности (производство, торговля, оказание услуг), от уровня в управленческой иерархии (высший уровень руководства, средний или нижний), от роли внутри организации (производство, маркетинг, финансы, кадры) и целого ряда других факторов. Однако, несмотря на разнообразие функций управления в организации, существуют однородные виды деятельности. В 1916 г. А. Файоль, который впервые разработал эту концепцию, писал, что существует пять исходных функций: управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать. Речь идет о функциях, которые являются составными частями любого процесса управления вне зависимости от особенностей (размера, назначения, формы собственности и т.д.) той или иной организации, поэтому их называют общими. Современные исследователи разработали несколько иной перечень основных управленческих функций: планирование, организация, распорядительство (или командование), мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, подбор персонала, представительство и ведение переговоров или заключение сделок. Практически в каждой работе по управлению перечень основных управленческих функций несколько отличается от других.
Выделяют пять общих функций управления:
– планирование (выбор целей и план действий по их достижению);
– организация (распределение задач между подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними);
– мотивация (стимулирование исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей);
– контроль (соотнесение реально достигаемых или достигнутых результатов с запланированными);
– координация (обеспечивает соответствие и согласованность между различными частями управляемой системы путем установления рациональных связей).
Эти пять общих функций управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений.
Планирование является первой, важнейшей функцией процесса управления. Если плановые показатели недостаточно обоснованы, то, как бы хорошо организация ни работала на последующих этапах, результат будет низким.
– установление целей и задач;
– разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;
– определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;
– доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.
Следующей функцией управления является организация. Задача ее – формирование структуры организации, обеспечение ее всем необходимым. Кроме того, деление на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий.
При этом важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация, документы. Если операция направлена на изменение параметров предмета труда, то процесс является основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся накопление, контроль и передача предмета труда, к вспомогательным – операции, в результате которых создаются нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов.
Мотивация – процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения целей организации и личных целей. Руководители всегда мотивировали своих работников, осознавали они это или нет.
Мотивацию по целесообразию рассматривают как процесс. В связи с этим ее можно представить в виде шести следующих одна за другой стадий:
– возникновение потребности;
– поиск путей устранения потребности;
– определение целей (направления) действия;
– осуществление действия по удовлетворению потребности;
– получение вознаграждения за осуществление действия;
– удовлетворение, устранение потребности.
Функция процесса управления – контроль устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины.
Для осуществления контроля требуется учет выполнения всех планов, программ и заданий. Параметрами при этом могут быть количество, качество, затраты, исполнители и сроки. Расход ресурсов желательно учитывать по всем видам ресурсов и товаров, стадиям жизненного цикла и подразделениям.
Функция процесса управления – координация обеспечивает его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации – обеспечение взаимодействия и согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Поэтому для выполнения этой функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждений возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т.д. Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации.
| " |
Страница 2 из 35
Понятие и классификация функций управления.
Многовековое развитие предопределило выделение управ-ленческой деятельности в отдельную функцию, которая по своему назначению и содержанию отличается от производственной. Это в XVII- XVIII в. и связано с зарождением капитализма и индустриального прогресса европейской цивилизации. Главным преобразованием этого периода в области менеджмента было его отделение от собственности и зарождение профессионального управления.
Впервые функциональную администрацию ввел Тейлор, предложивший заменить старый аппарат (мастер на все руки) новым руководящим персоналом (компетентный специалист). Тейлор в организацию управления два новых отдела: плановое бюро и отдел кадров. Расширение круга обязанностей к повышению степени ответственности администрации.
Идеи функциональной администрации и принцип единона-чалия соединил Анри Файоль, В его теории администрирования существуют две части: первая связана с пониманием функций. Вторая - с пониманием принципов. У Файоля функция определяет сферу деятельности, ответственности и компетенции управленца. Она отвечает на вопрос, что делает руководитель.
Файоль выделяет пять функций администрации: предвидение, организация, распределение, координация и контроль. Исторически это означало шаг вперед. Еще недавно Адам Смит, подчеркивая значение управления, никак не дифференцировал управленческие функции. Единственной функцией оставалась инвестиция (вложе-ние) капитала и приобретение рабочей силы и оборудования. Тейлор продвинулся дальше и ввел функцию планирования. В качестве самостоятельных действий управленца он называл контроль и организацию, но не ставил их в число основных. Кроме того, Тейлор рассматривал предвидение и координирование в качестве самостоятельных видов деятельности, но он никогда не говорил ни о каких функциях менеджмента.
Файоль не просто перечислил основные функции, он заложил основы особого направления в менеджменте - структурно-функционального подхода. Функциональным его нужно считать потому, что управленческие функции - несущий элемент всего каркаса управления. Структурным - потому, что функции определяют структуру организации. У Тейлора одна функция (планирование) - одно структурное подразделение, у Файоля - 5 функций и целая система функциональных служб.
В дальнейшем, Гьюлик формулирует уже 7 функций: плани-рование, организацию, комплектование штатов, руководство, координацию, отчетность и составление бюджетов.
Современное определение управления включает всефайолевские функции; разработанная им модель функции оказалась настолько плодотворной, что явилась основой для конкретизации данного понятия современными школами и направлениями. Некоторые из которых предлагают выделять следующие функции в современных условиях; целеполагание; стратегополагание; планирование; регулирование; организация; координация; мотивация; стимулирование; гуманизация; корпоративность; контроль; оценка.
Функции управления. Для осуществления управления (разработки управленческого воздействия) необходимо выполнять различные виды управленческих работ, которые получили название функции. Различают общие и конкретные (специфические) функции управления. Общие функции универсальны, выполняются в любом подразделении аппарата управления. Конкретные функции связаны с управлением персоналом, финансами, материальным обеспечением и т.д.
В современной теории управления к функциям относят: планирование, организацию, мотивацию, контроль и координацию. Каждая из основных функций является для организации жизненно важной. Вместе с тем, планирование, как функция управления, обеспечивает основу для других. "Никакое дело нельзя хорошо сделать, если неизвестно, чего хотят достигнуть". (А.С, Макаренко).
Планирование - это процесс разработки плана, определя-ющего: кто, что, с использованием каких ресурсов и когда должен выполнить. Для осуществления планирования необходимо сформулировать цель (желаемый результат). В зависимости от времени достижения целей планирование может быть стратегическим (подчинено разработке курса развития организации на длительный период), тактическим (основано на методах реализации стратегии на среднесрочный период, например, 5 лет), оперативным (связано с повседневным выполнением задач).
Характер взаимосвязи между планами организации показывает, что в условиях рыночной экономики, основу всей системы должны составлять стратегические планы. Главный принцип стратегического планирования - адаптивность (процесс реагирования на изменения внешнего окружения организации: потребностей потребителей, политику конкурентов, интересов трудовых ресурсов), поэтому в стратегическом планировании важное место отводится анализу перспектив развития организации с учетом изменений внешней среды.
Обратившись к истории российской экономики, необходимо подчеркнуть, что в командно-административной системе планирование имело решающее значение. Его главной чертой выступала директивность - обязательность выполнения предписанных заданий, что позволило создать второй в мире по величине индустриальный потенциал, без которого победа в Великой Отечественной войне была бы невозможна.
В новых условиях хозяйствования планы перестают играть роль директив, они становятся инструментами использования новых путей и способов совершенствования работы организации, усиления ее позиции на рынке.
Чтобы планы были реализованы, а цели достигнуты, необходимо создать для этого наилучшие условия, осуществить функцию организации (организовывания). Данная функция должна обеспечить соответствие существующей системы управления новым целям, установленным в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то при помощи данной функции должны быть созданы новые системы или реорганизованы старые, например, использована система партисипативного (соучастного) управления, основанная на активном участии работников в процессе разработки решений.
Основной показатель высокой организации управления в настоящее время - быстрая реакция на изменение факторов внешней среды.
Для достижения целей необходимо осуществить деятельность, направленную на активизацию работающих в организации, побудить их эффективно трудиться реализовать функцию мотивации.
Процесс мотивации включает установление неудовлетворен-ных у работников потребностей (состояние недостатка в чем-либо); формулирование целей, направленных на удовлетворение потребностей и определение системы действий, обеспечивающих достижение поставленных целей.
Действия по мотивации включают в себя экономическое и моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития (привлечение к выполнению более сложных заданий, направление на обучение, стажировку).
Существуют несколько подходов к организации мотивации сотрудников:
принуждение - основано на страхе подвергнуться наказанию, например, в виде увольнения, перевода на нижеоплачиваемую работу, штрафа;
вознаграждение - в виде систем материального (премии, участие в прибыли) и (благодарности, грамоты) стимулирования труда;
солидарность - развитие у работников ценностей и целей, совпадающих с ценностями и целями организации, что достигается путем убеждения, воспитания, обучения и создания благоприятного организационного климата;
приспособление - этот вид мотивации требует делегирования полномочий на нижние уровни, что становится мотивом для внутреннего объединения целей руководителей и персонала организации.
Применение каждого из видов мотивации или их сочетания зависит от конкретных условий, в которых работает организация. Например, солидарности придается большое значение там, где ценится роль командной или групповой работы. В истории отечественной промышленности этот метод использовался совместно с такими принципами социалистической идеологии, как взаимовыручка, взаимопомощь. В сегодняшних условиях данный метод требует переноса внимания на создание сильной организационной культуры, провозглашающей ценности и принципы функционирования компании. Методы мотивации должны быть направлены на максимальное вовлечение работников, обладающих знаниями, врешение общих задач организации, в процесс принятия решения.
На обеспечение согласованности действий всех звеньев системы управления, сохранении, поддержании и совершен-ствовании режима работы системы направлена функция координации. Данная функция призвана обеспечить беспере-бойность и непрерывность управления. Для ее выполнения могут использоваться всевозможные документы, технические средства, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работы организации. С помощью средств связи устанавливается взаимодействие между подразделениями, маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех общих функций управления.
Контроль непрерывно связан с остальными функциями управления и, с одной стороны, зависит от них, с другой - предопределяет их содержание. Главные инструменты реализации данной функции - наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет (сбор, регистрация и обобщение всей информации, необходимой руководству для принятия решений) и анализ (сопоставление полученных результатов с запланированным уровнем, выявление причин отклонений). Например, на производстве контроль может осуществляться в виде наблюдения с использованием различных контрольно-измерительных приборов. Для контроля за денежными средствами применяют финансовые и бухгалтерские документы. Своих подчиненных руководитель может контролировать в форме письменных отчетов о работе или путем проведения совещаний и обсуждения проблем, возникающих в фирме или у отдельных работников. Задачей контроля является количественная и качественная оценка результатов работы организации. В нем выделяются два главных направления: отслеживание выполнения работ и принятие по корректировке всех значительных отклонений.
Неотъемлемым элементом контроля являются люди. Часто только знание того, что работа контролируется, является для них стимулом ее качественного выполнения. Однако просто "видимость" контроля, при отсутствии его эффективного механизма не может привести к положительным результатам. В Санкт-Петербурге проводился эксперимент по использованию фанерных макетов сотрудников ГИБДД. Но вместо того, чтобы заставлять водителей снижать скорость, манекены лишь вызывали смех и привлекали вандалов. В итоге, из двадцати установленных в городе "искусственных инспекторов" "выжил" лишь один. Большая часть была украдена, некоторые покрыты граффити непристойного содержания, не уцелел даже "страж", установленный около местного управления ГИБДД. (по материалам ж. "Автомобили", 2001, №7).
Чтобы контроль был эффективным, он должен обладать свойствами: иметь стратегическую направленность; быть ориентированным на результаты; быть своевременным, гибким, простым, экономичным; использовать средства и методы, соответствующие контролируемому виду деятельности. Предназначением контроля является предупреждение возможных отклонений, а не их ликвидация.
Функция контроля не является конечным пунктом процессауправления, такой конечной точки в управлении не существует, так как каждая управленческая функция движима другой. Пользуясь результатами контроля, предприятие ставит новые цели, разрабатывает новые планы, принимает решения в области организации и мотивации труда. Таким образом, управление является непрерывным циклическим процессом.
Функции управления - это разнообразные виды работ, которые необходимо выполнять в процессе управления каким-либо объектом.
Выполнение функций может рассматриваться применительно к должности (функции работника, должностного лица), подразделению (функции отдела, службы и т.д.), органу управления (функции министерства, госкомитета и др.). функции управления отражают разделение, специализацию и кооперацию управленческого труда как по горизонтали, так и по вертикали.
Соотношение понятий «цель», «задача», «функции управления». Цель и задачи, как правило, требуют для реализации целого ряда функций. То есть достижение цели, задачи складывается из определения, какие функции нужно выполнять, и практической их реализации (кто и как их выполняет).
Виды функций. Функции подразделяют на два вида - общие (основные) и конкретные (специализированные, специальные).
Впервые общие функции выделил А. Файоль (1841-1925). Обобщая практический опыт деятельности руководителей, он относил к общим функциям предвидение, организацию, руководство, координацию и контроль. А. Файоль писал: «Управлять - это значит предвидеть, организовать, руководить, координировать и контролировать. Предвидеть - значит исследовать будущее и набрасывать программу действий. Организовать - значит создавать двойной организм предприятия, материальный и социальный. Руководить - значит заставлять функционировать личный состав. Координировать - значит связывать, объединять, гармонизировать все акты и все усилия. Контролировать - значит наблюдать за тем, чтобы все происходило сообразно установленным правилам и приказам».
В настоящее время общие функции следующие: прогнозирование (научно-техническое и социально-экономическое), планирование (научно-техническое, социально-экономическое и организационное), организация (имеет несколько смысловых значений), активизация (стимулирование, мотивация), координация, учет и контроль.
Практический смысл общих функций состоит в том, что они охватывают весь цикл управления (от постановки целей, задач в планировании и последующего учета, контроля фактических результатов) и многообразие конкретных функций связано с выполнением общих.
Конкретные функции с разной степенью дробности (что находит отражение в их формулировках) отражают потребности (текущие и перспективные) процесса управления данным объектом, его частью или элементом.
Основные проблемы в области конкретных функций заключаются в следующем:
1) определение состава функций, которые необходимо выполнять при управлении (руководстве) данным объектом. Для этого используются аналоговый подход, рекомендуемые наборы (перечни), модульный принцип (количественно-качественные характеристики объектов и субъектов управления);
2) увязка функций и организационной структуры или определение оргформ, с помощью которых будут выполняться функции;
3) закрепление функций с помощью регламентов - положений о подразделениях и должностных инструкций.
Существует организационный механизм распределения и закрепления функций. Таким механизмом считается организационно-исполнительская система (ОИС). Ее назначение - создание определенности в работе: кто, что и к какому времени должен делать. Элементами ОИС являются:
Цели, задачи (что необходимо достигнуть, выполнить);
Участники (кто выполняет работу);
Функции, обязанности (что нужно делать);
Права (что можно делать);
Ответственность (оценка действий и бездействий, гарантия выполнения работы);
Время (в какой срок выполняется работа).
ОИС используется как при формировании, уточнении организационной структуры, так и в повседневной деятельности при организации выполнения тех или иных задач.
ОИС создается с помощью таких регламентирующих средств, как положения о подразделениях и должностные инструкции.
Положение - это организационно-юридический документ, регламентирующий деятельность подразделений. Как правило, оно состоит из разделов:
общая часть - определение статуса подразделения в системе управления; указания о том, кем оно возглавляется, кому подчиняется; степень самостоятельности; участие (при необходимости) в реализации целевой программы;
основные задачи - определены направления деятельности подразделения, за выполнение которых оно несет ответственность;
функции (обязанности) - содержится перечень функций подразделения с конкретизацией работ по каждой функции;
права - указаны права подразделения, а также (имеется и такой вариант) его руководителя;
организация управления - описана организационная структура подразделения;
взаимосвязи с другими подразделениями - разрабатывается на основе входящей и исходящей документации с определением основных взаимосвязей;
ответственность - установлена ответственность подразделения и его руководителя за выполнение задач и реализацию функций. Этот раздел наиболее сложен для разработки, так как в нем нужно указать применение санкций за невыполнение или некачественное выполнение задач, функций, а также определить условия, при которых наступает та или иная ответственность. При этом чаще делается запись: «Подразделение несет ответственность за выполнение закрепленных за ним функций и задач».
При разработке положений о подразделениях могут использоваться типовые положения, в которые при необходимости вносятся изменения и уточнения (табл. 1).
Другим распространенным регламентом, с помощью которого определяются место и деятельность работников, являются должностные инструкции. Различают типовые и индивидуальные должностные инструкции.